✨ KI-Zusammenfassung
- In diesem Blogbeitrag wird die Bedeutung eines gut durchgeführten Beschaffungs- und Zahlungsprozesses (P2P) für den Unternehmenserfolg hervorgehoben.
- Ein reibungsloser P2P-Prozess ist entscheidend für die Optimierung des ROI und die Aufrechterhaltung der finanziellen Gesundheit.
- Es werden Herausforderungen bei traditionellen P2P-Prozessen erörtert, wie etwa Compliance-Probleme, Betrugsrisiken, ineffiziente Abläufe, mangelnde Akzeptanz, langsame Rechnungsverarbeitung und ungenaue Informationen.
- Der Beitrag unterstreicht die Notwendigkeit effizienter Beschaffungspraktiken und den Einsatz der Blockchain-Technologie, um die Transparenz zu erhöhen, die Kosten zu senken und die Gesamteffizienz im P2P-Geschäft zu verbessern.
- Die Eigenschaften der Blockchain, wie Unveränderlichkeit und Dezentralisierung, können den Beschaffungsprozess revolutionieren, indem sie die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, Risiken reduzieren, die Prozesseffizienz verbessern, eine einfache Einführung ermöglichen, eine schnellere Rechnungsstellung erleichtern und genaue Informationen sicherstellen.
Jedes Unternehmen muss Rohstoffe und Dienstleistungen für seinen Betrieb beschaffen. Um eine optimale Kapitalrendite (ROI) zu erzielen, benötigen Sie einen durchdachten und geprüften Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay, P2P), der die Beschaffung nahtlos mit der Kreditorenbuchhaltung verbindet.
Ein effizienter P2P-Prozess ist für die finanzielle Gesundheit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens unerlässlich. Bei der Einrichtung eines solchen Prozesses sollte der Fokus auf Wertschöpfung bei gleichzeitiger Kostenreduzierung liegen. Unabhängig von der Unternehmensgröße ist die Definition des P2P-Prozesses zwingend erforderlich.
Alle Hersteller, Einzelhändler und Dienstleister benötigen einen zuverlässigen P2P-Prozess zur Steuerung von Einkauf und Cashflow. Ein solider Beschaffungsplan trägt zur Optimierung des P2P-Prozesses bei.
Herausforderungen für Unternehmen, die dem herkömmlichen P2P-Prozess folgen
Der manuelle P2P-Prozess war mit zahlreichen Problemen behaftet, die zu fehlerhaften Daten und damit zu Geldverlusten führten. Von den Zeiten, als jedes Detail von bebrillten Sachbearbeitern akribisch in umfangreiche Register eingetragen wurde, bis hin zu ERP-Systemen hat sich der P2P-Prozess stark weiterentwickelt. Die Grundlagen sind jedoch unverändert geblieben. Eine optimale Beschaffung basiert auf sorgfältig ausgewählten Prozessen.
Sie müssen sicherstellen, dass auf allen Ebenen alles reibungslos läuft – vom Vertragsmanagement bis zum Lieferantenbeziehungsmanagement. Im Folgenden sind die Probleme des traditionellen P2P-Prozesses aufgeführt.
1. Einhaltung staatlicher und branchenspezifischer Vorschriften
Ihr P2P-Prozess muss den staatlichen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen. Die kontinuierliche Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter im Hinblick auf die sich häufig ändernden Bestimmungen ist jedoch nie einfach. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen trotz größter Bemühungen, gesetzeskonform zu handeln, mit den Aufsichtsbehörden in Konflikt geraten.
Der Geltungsbereich der Compliance umfasst auch Wirtschaftssanktionen, die von den Regierungen verhängt werden können, um den Waren- und Dienstleistungsverkehr in bestimmte Länder oder aus bestimmten Ländern einzuschränken.
Andererseits müssen Sie auch Ihren P2P-Prozess an den übergeordneten Unternehmensrichtlinien ausrichten, da unkontrollierte Ausgaben eingedämmt werden müssen, da sie sonst ein Loch in den Cashflow reißen und somit Ihr Betriebskapital verringern können.
2. Betrugsrisiken
Eine lange Lieferkette mit einem kontinuierlichen Zufluss von Waren und Dienstleistungen birgt immer das Risiko von Rechnungsbetrug, Geldwäsche usw. Werden diese Risiken nicht erkannt und nicht gehandhabt, kann dies Ihrem Geschäftsergebnis ernsthaft schaden.
Zu den Arten von Betrug gehören:
a) Finanzen – Sie müssen verschiedene Arten von Finanzbetrug im Auge behalten, darunter gefälschte Transaktionen und/oder unrechtmäßige Zahlungen. Rechnungsbetrug und Inventurbetrug sind sehr häufig. Rechnungsbetrug liegt vor, wenn ein Lieferant mehrere Rechnungen für nur einmal erbrachte Leistungen ausstellt oder falsche/überhöhte Rechnungen einreicht. Inventurbetrug kann den Diebstahl oder die falsche Angabe von Lagerbeständen umfassen.
b) Falsche Darstellung von Waren/Dienstleistungen – Dies liegt vor, wenn ein Anbieter wissentlich falsche oder betrügerische Angaben zu den angebotenen Produkten/Dienstleistungen macht. Beispielsweise kann ein Anbieter Produkte/Dienstleistungen liefern, die nicht den Vertragsbedingungen entsprechen, und dies anschließend wissentlich verschweigen oder falsch darstellen.
c) Bestechung – Lieferantenorganisationen, deren Mitarbeiter oder Ihre eigenen Mitarbeiter können sich an Bestechungen oder Schmiergeldzahlungen in verschiedenen Formen wie Bargeld, Gefälligkeiten, Geschenken usw. beteiligen. Zur persönlichen Bereicherung zahlen sie möglicherweise zu viel für bestimmte Waren/Dienstleistungen, beauftragen einen unqualifizierten Lieferanten oder akzeptieren Waren/Dienstleistungen von minderer Qualität.
3. Verfahrensineffizienzen
Für nahezu alle Unternehmen stellt die Beschaffung eine überschaubare Mischung aus geplanten und dringenden Einkäufen dar. Für ein effizientes System ist eine solide Prozessentwicklung unerlässlich, die Genehmigungshierarchien und Notfallpläne umfasst. Strategische Ausgaben sollten vermieden und Spontankäufe abgeschafft werden.
Die Herausforderung besteht darin, ein System zu implementieren, das es Ihnen ermöglicht, von frühzeitigen Zahlungen für geplante Einkäufe, Lieferantenanreizen und ausgehandelten Rabatten zu profitieren. Ungeplante Beschaffung führt zu unsicherer Lieferantenzuverlässigkeit und unregelmäßigen Lieferterminen. Zudem können lieferantenbezogene Probleme wie unzureichende Richtlinien und Kapazitäten auftreten.
4. Mangelnde Akzeptanz
Lieferanten erwarten heutzutage eine einfache, intuitive und reibungslose Nutzung von Beschaffungssystemen. Sollte Ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning) diese Erwartungen nicht erfüllen, werden sie wahrscheinlich unzufrieden sein. Viele Beschaffungssoftware-Systeme sind zwar komplex und funktionsreich, bieten aber keine benutzerfreundliche Oberfläche, was die Einführung erschwert.
Bei der Auswahl von Beschaffungssoftware sollten Sie unbedingt auf Benutzerfreundlichkeit achten. So vermeiden Sie, dass die Software nicht ausreichend genutzt wird.
5. Lange Rechnungsbearbeitungszeit
Obwohl die meisten Unternehmen digitale ERP-Systeme für P2P nutzen, gibt es einige, die weiterhin manuelle Routing-, Verarbeitungs- und Freigabeprozesse anwenden, was den Zyklus erheblich verlangsamt. Unternehmen mit manuellen Prozessen verpassen Skontochancen und müssen unter Umständen sogar Mahngebühren erheben. Solche anhaltenden Verzögerungen können die Beziehungen dieser Unternehmen zu ihren Lieferanten schädigen.
Auch die Datenbeschaffung gestaltet sich für diese Unternehmen schwierig. Da Rechnungen und Bestellungen manuell gespeichert und erfasst werden, ist es nahezu unmöglich, an bestimmte Daten zu gelangen, sobald spezifische Informationen benötigt werden.
6. Ungenaue Informationen
Die manuelle Dateneingabe macht die Informationen fehleranfällig. Unternehmen, die selbst im digitalen Zeitalter noch auf dieses veraltete System setzen, werden aufgrund ungenauer Dateneingaben mit hoher Wahrscheinlichkeit Probleme bekommen. Dies kann sich sogar auf ihr Betriebskapital auswirken und zu rechtlichen Schwierigkeiten führen. Falsche Dateneingaben erfüllen nicht die gesetzlichen Bestimmungen, was diese Unternehmen zu externen Datenprüfungen zwingt.
Es erübrigt sich zu erwähnen, dass Verarbeitungsfehler behoben werden müssen, was die Kosten pro Rechnung erhöht. Die Unternehmen müssen außerdem die physische Aufbewahrung von Rechnungen und Bestellungen organisieren.
Blockchain wird die Beschaffungs- und Zahlungsprozesse neu definieren
Hat die Blockchain-Lösung für den Beschaffungsprozess das Potenzial, diesen grundlegend zu verändern? Dank unveränderlicher Blöcke und dezentraler Struktur bietet die Technologie inhärente Transparenz in Geschäftsprozessen und Transaktionen. Der Einsatz der Blockchain-Technologie für P2P-Programme ermöglicht Unternehmen eine effektive Betrugsbekämpfung, nachhaltige Kostensenkung durch Intermediation, erhöhte Transparenz und gesteigerte Effizienz.
Bessere Compliance und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien
Die Unveränderlichkeit der Blockchain kann zur Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensrichtlinien genutzt werden. Die manipulationssichere Aufzeichnung von Aktionen und deren Ergebnissen schafft einen Prüfpfad, der es Aufsichtsbehörden und dem Top-Management eines Unternehmens ermöglicht, Transaktionen problemlos zu verifizieren.
a) Reduzierte Risiken
Blockchain-basierte Smart Contracts automatisieren Abläufe und Prozesse weitgehend. Diese Algorithmen sind manipulationssicher. Darüber hinaus werden alle Transaktionen unveränderlich im Block gespeichert, wodurch jegliche Manipulation ausgeschlossen wird.
b) Prozesseffizienz
Drei Blockchain-Anwendungen bringen Mehrwert in den P2P-Prozess und verbessern die Effizienz – Implementierung der Autorisierung, Verbesserung der Validierung und Authentifizierung sowie Beschleunigung des Bestellmanagements.
c) Einfache Übernahme
Sie müssen Ihre bestehenden ERP-Systeme, Beschaffungsmodule und Warenwirtschaftssysteme nicht ersetzen, um Blockchain in Ihre P2P-Prozesse zu integrieren. Entwickler können die Blockchain-Lösung vielmehr in Ihr bestehendes System einbinden, sodass Sie sofort loslegen können.
d) Schnellere Rechnungsstellung
Bei der Verwendung von Blockchain wird die Rechnung vom Lieferanten in der Blockchain eingereicht, und die Käufer können den Empfang sofort bestätigen, was zu einer schnelleren Rechnungsstellung führt.
e) Genaue Informationen
Die Einführung der Blockchain macht jeglichen Papierkram überflüssig und macht sogar den 3-Punkte-Abgleich überflüssig, da Bestellung, Wareneingang und Rechnung bereits verifiziert sind. Die Unveränderlichkeit schließt zudem jegliche Möglichkeit der Datenmanipulation aus.
Zusammenfassen
Die Blockchain-Technologie gilt als bahnbrechend im Finanzdienstleistungssektor und kann Transparenz, Sicherheit und Effizienz im P2P-Transaktionsprozess verbessern. Ihre Vorteile hinsichtlich Transparenz und Betrugsprävention sind durch die Distributed-Ledger-Technologie bestens belegt. Sie kann Ihre täglichen Abläufe deutlich vereinfachen.
Bei Antier Solutions betreiben wir tiefgreifende Forschung und setzen innovative Ansätze ein, um Blockchain-basierte Lieferkettenlösungen erfolgreich zu implementieren. Als zukunftsorientiertes Unternehmen nutzen wir die neuesten Technologien, die Unternehmen immense Vorteile bieten. Wir arbeiten daran, unseren Kunden Blockchain-Lösungen für mehr Sicherheit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit bereitzustellen.
Wenn Sie die Entwicklung einer Blockchain-Lösung für den Beschaffungsprozess planen, wenden Sie sich an unsere Fachexperten, um Ihre Geschäftsanforderungen zu besprechen.
Häufig gestellte Fragen
01 Welche Bedeutung hat ein Beschaffungs- und Zahlungsprozess (P2P) für Organisationen?
Ein klar definierter P2P-Prozess ist entscheidend, um eine optimale Kapitalrendite (ROI) zu gewährleisten, die finanzielle Gesundheit aufrechtzuerhalten und die Wettbewerbsfähigkeit durch die nahtlose Verbindung von Einkauf und Kreditorenbuchhaltung zu stärken.
02 Welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei traditionellen P2P-Prozessen gegenüber?
Traditionelle P2P-Prozesse leiden oft unter Problemen wie Datenungenauigkeiten, Schwierigkeiten bei der Einhaltung sich ändernder Vorschriften und einem erhöhten Betrugsrisiko, was zu finanziellen Verlusten führen kann.
03 Wie können Organisationen ihren P2P-Prozess optimieren?
Unternehmen können ihren P2P-Prozess optimieren, indem sie einen soliden Beschaffungsplan entwickeln, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und die Beziehungen zu ihren Lieferanten effektiv gestalten, um Kosten zu senken und den Wert zu steigern.
