۶ مشکل اصلی در فرآیند تدارکات و چگونگی حل آنها توسط بلاکچین

هر سازمانی برای فعالیت خود نیاز به خرید مواد اولیه و خدمات مورد نیاز دارد. برای اطمینان از بازگشت بهینه سرمایه (ROI)، به یک فرآیند تدارکات برای پرداخت (P2P) که به خوبی طراحی و تأیید شده باشد، نیاز دارید که عملکرد تدارکات را به طور یکپارچه به بخش حساب‌های پرداختنی متصل کند.

یک فرآیند P2P کارآمد برای سلامت مالی و قدرت رقابتی یک شرکت ضروری است. هنگام راه‌اندازی چنین فرآیندی، تمرکز باید بر ایجاد ارزش و در عین حال کاهش هزینه‌ها باشد. صرف نظر از اندازه شرکت، تعریف فرآیند P2P ضروری است.

همه تولیدکنندگان، خرده‌فروشان و ارائه‌دهندگان خدمات برای مدیریت خرید و جریان نقدی به یک فرآیند P2P قابل اعتماد نیاز دارند. تدوین یک برنامه تدارکات قوی به بهینه‌سازی فرآیند P2P کمک می‌کند.

چالش‌های پیش روی کسب‌وکارها پس از فرآیند مرسوم P2P

فرآیند دستی P2P مملو از مشکلات متعددی بود، که باعث می‌شد بسیاری از داده‌ها نادرست باشند و منجر به نشت بودجه شوند. از روزهایی که هر جزئیات با دقت توسط کارمندان عینکی در دفاتر حجیم ثبت می‌شد تا ERPها، فرآیند P2P راه درازی را پیموده است. با این حال، اصول اولیه بدون تغییر باقی مانده‌اند. تدارکات بهینه به مجموعه‌ای از فرآیندها که با دقت انتخاب شده‌اند، وابسته است.

شما باید مطمئن شوید که همه چیز در هر سطحی - از مدیریت قرارداد گرفته تا مدیریت ارتباط با تأمین‌کنندگان - به خوبی پیش می‌رود. در ادامه مشکلات موجود در فرآیند سنتی P2P آمده است.

۱. رعایت مقررات دولتی و صنعتی

فرآیند P2P شما باید با مقررات دولتی و صنعتی مطابقت داشته باشد. با این حال، آموزش مداوم و بازآموزی کارکنان در مورد مقرراتی که اغلب در حال تغییر هستند هرگز آسان نیست. برای اکثر شرکت‌ها غیرمعمول نیست که با وجود تمام تلاش‌هایشان برای رعایت قانون، با سازمان‌های نظارتی اختلاف نظر داشته باشند.

دامنه انطباق همچنین شامل تحریم‌های اقتصادی است که ممکن است توسط دولت‌ها برای محدود کردن جریان کالاها/خدمات به/از کشورهای خاص اعمال شود.

از سوی دیگر، شما همچنین باید فرآیند P2P خود را با سیاست‌های گسترده‌تر شرکت هماهنگ نگه دارید، زیرا هزینه‌های کنترل نشده باید تحت کنترل باشند، در غیر این صورت می‌تواند باعث ایجاد حفره‌ای در جریان نقدی شود و در نتیجه سرمایه در گردش شما را کاهش دهد.

۲. خطرات کلاهبرداری

یک زنجیره تأمین طولانی، با جریان مداوم کالاها و خدمات، همیشه خطر تقلب در فاکتور، پولشویی و غیره را به همراه دارد. عدم شناسایی و مدیریت این خطرات می‌تواند به طور جدی به سود خالص شما آسیب برساند.

انواع کلاهبرداری عبارتند از:

الف) مالی - شما باید مراقب انواع مختلف کلاهبرداری‌های مالی باشید که ممکن است شامل تراکنش‌های جعلی و/یا پرداخت‌های نامناسب باشد. کلاهبرداری‌های صدور صورتحساب و کلاهبرداری‌های موجودی کالا بسیار رایج هستند. مورد اول زمانی اتفاق می‌افتد که یک فروشنده چندین فاکتور برای کاری که فقط یک بار انجام شده است صادر می‌کند یا فاکتورهای نادرست/مغرضانه ارائه می‌دهد. مورد دوم ممکن است شامل سرقت یا ارائه نادرست اقلام موجودی کالا باشد.

ب) ارائه نادرست کالا/خدمات - این وضعیتی است که یک فروشنده عمداً اطلاعات نادرست یا جعلی در مورد محصولات/خدمات ارائه شده ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، یک فروشنده ممکن است محصولات/خدماتی را ارائه دهد که با مشخصات قرارداد شما مطابقت ندارند و سپس با آگاهی کامل، حقایق را پنهان یا نادرست ارائه دهد.

ج) رشوه‌خواری - سازمان‌های فروشنده، کارمندان آنها یا کارکنان خودتان ممکن است به اشکال مختلف مانند پول نقد، لطف، هدیه و غیره درگیر رشوه یا حق‌السکوت شوند. برای بزرگنمایی شخصی، ممکن است برای کالاها/خدمات خاصی بیش از حد هزینه کنند، یک تأمین‌کننده بی‌صلاحیت را استخدام کنند یا کالاها/خدماتی با کیفیت نامطلوب را بپذیرند.

۳. ناکارآمدی‌های رویه‌ای

تقریباً برای همه شرکت‌ها، تدارکات ترکیبی قابل مدیریت از خریدهای برنامه‌ریزی‌شده و خریدهای فوری است. برای یک سیستم کارآمد، آنها باید به توسعه قوی فرآیند که شامل سلسله مراتب تأیید و برنامه‌های احتمالی است، توجه کنند. شما باید از هزینه‌های استراتژیک فاصله بگیرید و از خریدهای دقیقه نودی خودداری کنید.

چالش، ایجاد سیستمی است که شما را قادر سازد از پرداخت زودهنگام در خریدهای برنامه‌ریزی‌شده، مشوق‌های فروشندگان و تخفیف‌های مذاکره‌شده، ارزش کسب کنید. تدارکات برنامه‌ریزی‌نشده منجر به عدم اطمینان به فروشنده و برنامه‌های تحویل ناهماهنگ می‌شود. همچنین ممکن است در نهایت با مسائل مربوط به تأمین‌کننده مانند سیاست‌ها و ظرفیت ناکافی مواجه شوید.

۴. عدم پذیرش

امروزه تأمین‌کنندگان انتظار یک تجربه ساده، شهودی و یکپارچه در سیستم‌های تدارکات دارند. در صورتی که سیستم ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) شما انتظارات آنها را برآورده نکند، ممکن است از استفاده از آن خیلی راضی نباشند. بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزاری تدارکات پیچیدگی‌ها و فهرست ویژگی‌های زیادی دارند، اما فاقد رابط کاربری آسان هستند و همین امر پذیرش آنها را دشوار می‌کند.

هنگام تهیه نرم‌افزار تدارکات، باید سهولت استفاده را در نظر بگیرید. این امر تضمین می‌کند که در نهایت با چیزی که «عدم پذیرش» نامیده می‌شود، مواجه نشوید.

۵. زمان پردازش فاکتور کند است

اگرچه اکثر شرکت‌ها از سیستم‌های ERP دیجیتال برای P2P استفاده می‌کنند، اما برخی از آنها هنوز به رویه‌های دستی مسیریابی، پردازش و ثبت نام پایبند هستند که این امر چرخه را به میزان قابل توجهی کند می‌کند. شرکت‌هایی که از فرآیندهای دستی پیروی می‌کنند، از تخفیف‌های پرداخت زودهنگام بهره‌مند نمی‌شوند و حتی ممکن است جریمه‌های دیرکرد پرداخت را نیز متحمل شوند. چنین وقفه‌های مداومی ممکن است روابط این شرکت‌ها را با تأمین‌کنندگانشان خراب کند.

بازیابی داده‌ها نیز برای این شرکت‌ها دشوار می‌شود. از آنجایی که فاکتورها و سفارش‌های خرید همگی به صورت دستی ذخیره و ثبت می‌شوند، بازیابی هرگونه داده‌ای در صورت نیاز به اطلاعات خاص تقریباً غیرممکن می‌شود.

۶. اطلاعات نادرست

اتکا به ورود دستی داده‌ها، اطلاعات را مستعد خطا می‌کند. شرکت‌هایی که حتی در عصر فناوری نیز به سیستم قدیمی متکی هستند، به دلیل ورود نادرست داده‌ها، به احتمال زیاد با مشکلاتی مواجه خواهند شد. این امر حتی ممکن است بر سرمایه در گردش آنها تأثیر بگذارد و آنها را دچار مشکلات قانونی کند. ورود داده‌های نادرست، الزامات قانونی را برآورده نمی‌کند و این امر این شرکت‌ها را مجبور به انجام ممیزی‌های خارجی از داده‌ها می‌کند.

نیازی به ذکر نیست که خطاهای پردازشی نیاز به رفع دارند و هزینه هر فاکتور را افزایش می‌دهند. سازمان‌ها همچنین باید ترتیب ذخیره‌سازی فیزیکی فاکتورها و سفارش‌های خرید (PO) را بدهند.

برای تعریف مجدد عملیات خرید تا پرداخت، وارد بلاکچین شوید

آیا راهکار بلاکچین برای خرید و پرداخت، پتانسیل بازتعریف عملیات فرآیند خرید را دارد ؟ به لطف بلوک‌های تغییرناپذیر و ماهیت غیرمتمرکز، این فناوری شفافیت ذاتی را در فرآیندهای تجاری و تراکنش‌ها فراهم می‌کند. پذیرش فناوری بلاکچین برای برنامه‌های P2P، شرکت‌ها را در کنترل کلاهبرداری، کاهش پایدار هزینه‌ها از طریق واسطه‌گری، افزایش شفافیت و بهبود کارایی توانمند می‌سازد.

انطباق و پایبندی بهتر به سیاست‌های شرکت

ویژگی تغییرناپذیری بلاکچین می‌تواند برای رعایت مقررات و سیاست‌های شرکت مورد استفاده قرار گیرد. ثبت اقدامات و خروجی‌های آنها به شیوه‌ای بدون دستکاری، یک مسیر حسابرسی ایجاد می‌کند و به تنظیم‌کنندگان و مدیریت ارشد در یک شرکت این امکان را می‌دهد که تراکنش‌ها را به راحتی تأیید کنند.

الف) کاهش خطرات

قراردادهای هوشمند مبتنی بر بلاکچین، عملیات و فرآیندها را تا حد زیادی خودکار می‌کنند. این الگوریتم‌ها قابل مداخله نیستند. علاوه بر این، تمام تراکنش‌ها به طور تغییرناپذیر در بلوک ثبت می‌شوند و هرگونه احتمال دستکاری را از بین می‌برند.

ب) کارایی فرآیند

سه کاربرد بلاکچین به فرآیند P2P ارزش می‌بخشند و کارایی را بهبود می‌بخشند - پیاده‌سازی مجوز، بهبود اعتبارسنجی و احراز هویت، و تسریع مدیریت سفارش خرید.

ج) پذیرش آسان

برای اتصال بلاکچین به فرآیند P2P خود، نیازی به کنار گذاشتن ERPهای موجود، ماژول‌های تدارکات و سیستم‌های مدیریت فروشگاه خود ندارید. در عوض، توسعه‌دهندگان می‌توانند راهکار بلاکچین را با سیستم موجود شما ادغام کنند و شما می‌توانید فوراً شروع به کار کنید.

د) صدور فاکتور سریع‌تر

هنگام استفاده از بلاکچین، فاکتور توسط یک تأمین‌کننده درون زنجیره‌ای ارسال می‌شود و خریداران می‌توانند فوراً آن را تأیید کنند که منجر به صدور سریع‌تر فاکتور می‌شود.

ه) اطلاعات دقیق

معرفی بلاکچین تمام کاغذبازی‌ها و حتی نیاز به تطبیق سه‌گانه را از بین می‌برد، زیرا سفارش خرید (PO)، رسید کالا (GR) و فاکتور از قبل تأیید شده‌اند. تغییرناپذیری همچنین هرگونه امکان دستکاری داده‌ها را منتفی می‌کند.

خلاصه کردن

بلاکچین که به عنوان یک تغییر دهنده بازی در خدمات مالی مورد ستایش قرار گرفته است، می‌تواند شفافیت، امنیت و کارایی را در فرآیند P2P معرفی کند. وقتی صحبت از ایجاد شفافیت و جلوگیری از کلاهبرداری در سیستم‌ها می‌شود، اعتبار فناوری دفتر کل توزیع شده به خوبی تثبیت شده است. این فناوری می‌تواند عملیات روزمره شما را بدون دردسر کند.

در Antier Solutions، ما تحقیقات عمیقی انجام می‌دهیم و رویکردی نوآورانه را برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز راه‌حل زنجیره تأمین مبتنی بر بلاکچین به کار می‌گیریم . به عنوان یک سازمان آینده‌نگر، ما از جدیدترین فناوری‌هایی که می‌توانند مزایای عظیمی برای کسب‌وکارها ارائه دهند، استفاده می‌کنیم. ما در حال تلاش برای ارائه راه‌حل‌های بلاکچین به مشتریان برای بهبود امنیت، دقت و قابلیت اطمینان هستیم.

اگر قصد دارید یک راهکار بلاکچین برای خرید و پرداخت ایجاد کنید، با متخصصان ما در این زمینه ارتباط برقرار کنید تا نیازهای تجاری خود را با آنها در میان بگذارید.