Os 6 principais problemas no proceso de adquisición e como a cadea de bloques pode resolvelos

Toda organización precisa mercar as materias primas e os servizos necesarios para operar. Para garantir un retorno do investimento (ROI) óptimo, necesitas un proceso de compra-pago (P2P) ben pensado e verificado que conecte a función de compras co departamento de contas a pagar sen problemas.

Un proceso P2P eficiente é fundamental para a saúde financeira e a forza competitiva dunha empresa. Ao establecer un proceso deste tipo, o foco debe estar en crear valor e reducir os custos. Sexa cal sexa o tamaño da empresa, definir o proceso P2P é fundamental.

Todos os fabricantes, venda polo miúdo e provedores de servizos precisan dun proceso P2P fiable para xestionar as compras e o fluxo de caixa. Desenvolver un plan de compras sólido axuda a optimizar o proceso P2P.

Desafíos aos que se enfrontan as empresas seguindo o proceso P2P convencional

O proceso manual P2P estaba cheo de varios problemas, o que facía que moitos datos fosen inexactos e provocaba fugas de fondos. Desde os días nos que cada detalle se introducía con dilixencia en rexistros voluminosos por empregados con lentes ata os ERP, o proceso P2P avanzou moito. Con todo, os fundamentos permanecen inalterados. A adquisición óptima está suxeita a un conxunto de procesos coidadosamente escollidos.

Tes que asegurarte de que as cousas vaian ben a todos os niveis, desde a xestión de contratos ata a xestión de relacións cos provedores. Os seguintes son os problemas no proceso P2P tradicional.

1. Cumprimento das normativas gobernamentais e da industria

O teu proceso P2P debe cumprir coas normativas gobernamentais e do sector. Non obstante, a formación e o reciclaxe continuas do persoal en relación coas normativas, que cambian con frecuencia, nunca son fáciles. Non é raro que a maioría das empresas estean en desacordo coas axencias reguladoras a pesar dos seus mellores esforzos por respectar a lei.

O ámbito do cumprimento tamén inclúe sancións económicas que poden impoñer os Gobernos para restrinxir o fluxo de bens/servizos cara a ou desde certos países.

Doutra banda, tamén tes que manter o teu proceso P2P aliñado coas políticas máis amplas da empresa, xa que o gasto incontrolado debe controlarse, se non, pode crear un burato no fluxo de caixa, reducindo así o teu capital circulante.

2. Riscos de fraude

Unha longa cadea de subministración, cun fluxo continuo de bens e servizos, sempre conleva un risco de fraudes nas facturas, branqueo de capitais, etc. Deixar estes riscos sen detectar e sen xestionar pode prexudicar gravemente os seus resultados.

Os tipos de fraude inclúen:

a) Financeiras: debes estar ao tanto de varios tipos de fraudes financeiras que poden incluír transaccións falsificadas e/ou pagamentos inapropiados. As fraudes de facturación e as fraudes de inventario son moi comúns. As primeiras ocorren cando un provedor emite varias facturas por un traballo que se incorreu só unha vez ou presenta facturas falsas ou infladas. As segundas poden implicar o roubo ou a declaración incorrecta de artigos de inventario.

b) Declaración falsa de bens/servizos: trátase dunha situación na que un provedor presenta de forma incorrecta ou fraudulenta información sobre os produtos/servizos ofrecidos. Por exemplo, un provedor pode entregar produtos/servizos que non cumpren as especificacións do seu contrato e, a continuación, ocultar ou terxiversar os feitos co seu pleno coñecemento.

c) Subornos: as organizacións de provedores, os seus empregados ou o teu propio persoal poden participar en subornos ou comisións de diversas formas, como diñeiro en metálico, favores, agasallos, etc. Para o seu enriquecemento persoal, poden pagar de máis por certos bens ou servizos, contratar a un provedor non cualificado ou aceptar bens ou servizos de calidade inferior.

3. Ineficiencias procesuais

Para case todas as empresas, as compras son unha mestura manexable de compras planificadas e urxentes. Para un sistema eficiente, deben prestar atención a un desenvolvemento robusto de procesos que inclúa xerarquías de aprobación e plans de continxencia. É necesario afastarse do gasto estratéxico e evitar as compras de última hora.

O reto é implementar un sistema que che permita obter valor do pago anticipado en compras programadas, incentivos para provedores e descontos negociados. As adquisicións non planificadas resultan nunha fiabilidade incerta dos provedores e en calendarios de entrega inconsistentes. Tamén podes acabar enfrontándote a problemas relacionados cos provedores, como políticas e capacidade inadecuadas.

4. Falta de adopción

Os provedores de hoxe en día esperan unha experiencia sinxela, intuitiva e fluída nos sistemas de compras. No caso de que o seu sistema ERP (planificación de recursos empresariais) non cumpra as súas expectativas, pode que non estean moi contentos usándoo. Moitos sistemas de software de compras teñen moitas complexidades e unha lista de funcións, pero carecen dunha interface sinxela, o que dificulta a súa adopción.

Debes ter en conta a facilidade de uso ao adquirir software de compras. Isto garantirá que non acabes enfrontándote ao que se denomina "falta de adopción".

5. Tempo lento de procesamento de facturas

Aínda que a maioría das empresas empregan sistemas ERP dixitais para o P2P, algunhas aínda seguen apegadas aos procedementos manuais de enrutamento, procesamento e aprobación, o que ralentiza significativamente o ciclo. As empresas que seguen procesos manuais non aproveitan os descontos por pago anticipado e mesmo poden acabar incorrendo en multas por pago atrasado. Estes contratempos continuos poden arruinar as relacións destas empresas cos seus provedores.

A recuperación de datos tamén se volve difícil para estas empresas. Dado que as facturas e as ordes de compra se almacenan e rexistran manualmente, a recuperación de datos faise case imposible cando se require información específica.

6. Información inexacta

A dependencia da entrada manual de datos fai que a información sexa propensa a erros. As empresas que dependen do sistema antigo mesmo na era da tecnoloxía teñen máis probabilidades de enfrontarse a problemas debido á entrada de datos inexacta. Isto pode incluso afectar o seu capital circulante e tamén metelas en problemas legais. As entradas de datos incorrectas non cumprirían coa normativa, o que obriga a estas empresas a realizar auditorías externas dos datos.

Non fai falta mencionar que os erros de procesamento requiren resolución, o que aumenta o custo por factura. As organizacións tamén teñen que organizar o almacenamento físico das facturas e as ordes de compra (PO).

Introdución á cadea de bloques para redefinir as operacións de compra-pago

Ten a solución blockchain para a contratación pública o potencial de redefinir as operacións do proceso de contratación pública? Grazas aos bloques inmutables e ao carácter descentralizado, a tecnoloxía proporciona unha transparencia inherente nos procesos empresariais e nas transaccións. A adopción da tecnoloxía blockchain para os programas P2P permite ás empresas controlar a fraude, reducindo os custos de forma sostible mediante a intermediación, a mellora da transparencia e a mellora da eficiencia.

Mellor cumprimento e adhesión ás políticas da empresa

A característica de inmutabilidade da cadea de bloques pódese aproveitar para o cumprimento das normativas e as políticas da empresa. O rexistro das accións e os seus resultados dun xeito libre de manipulacións crea unha pista de auditoría, o que permite aos reguladores e á alta dirección dunha empresa verificar as transaccións con facilidade.

a) Riscos reducidos

Os contratos intelixentes baseados en blockchain automatizan en gran medida as operacións e os procesos. Non se pode interferir con estes algoritmos. Ademais, todas as transaccións rexístranse de forma inmutable no bloque, o que elimina calquera posibilidade de manipulación.

b) Eficiencia do proceso

Tres aplicacións de blockchain achegan valor ao proceso P2P e melloran a eficiencia: implementación da autorización, mellora da validación e autenticación e aceleración da xestión de ordes de compra.

c) Adopción sinxela

Non precisa desfacerse dos seus ERP, módulos de compras e sistemas de xestión de tendas existentes para conectar blockchain co seu procedemento P2P. Pola contra, os desenvolvedores poden integrar a solución blockchain co seu sistema existente e pode comezar de inmediato.

d) Facturación máis rápida

Ao usar blockchain, a factura é enviada por un provedor dentro da cadea e os compradores poden facer unha confirmación instantánea, o que leva a unha facturación máis rápida.

e) Información precisa

A introdución da cadea de bloques elimina todo o papeleo e mesmo a necesidade de coincidencia en 3 puntos, xa que a orde de compra (PO), a recepción de mercadorías (GR) e a factura xa están verificadas. A inmutabilidade tamén descarta calquera posibilidade de manipulación de datos.

Resumindo

Aclamada como un factor revolucionario nos servizos financeiros, a tecnoloxía blockchain pode introducir transparencia, seguridade e eficiencia no proceso P2P. Á hora de impulsar a transparencia e a prevención da fraude nos sistemas, as credenciais da tecnoloxía de rexistro distribuído están ben establecidas. A tecnoloxía pode facer que as túas operacións diarias sexan sen complicacións.

En Antier Solutions, levamos a cabo unha investigación exhaustiva e despregamos unha estratexia innovadora para implementar con éxito unha solución de cadea de subministración baseada en blockchain . Como organización con visión de futuro, adoptamos as últimas tecnoloxías que poden ofrecer inmensos beneficios ás empresas. Traballamos para ofrecer solucións blockchain aos clientes para mellorar a seguridade, a precisión e a fiabilidade.

Se estás a planear crear unha solución blockchain para o proceso de compra-pago, ponte en contacto cos nosos expertos na materia para compartir as túas necesidades empresariais.