પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયામાં ટોચના 6 મુદ્દાઓ અને બ્લોકચેન તેમને કેવી રીતે ઉકેલી શકે છે

દરેક સંસ્થાને કામ કરવા માટે જરૂરી કાચો માલ અને સેવાઓ ખરીદવાની જરૂર છે. રોકાણ પર શ્રેષ્ઠ વળતર (ROI) સુનિશ્ચિત કરવા માટે, તમારે સારી રીતે વિચારેલી અને ચકાસાયેલ પ્રોક્યોર-ટુ-પે (P2P) પ્રક્રિયાની જરૂર છે જે પ્રાપ્તિ કાર્યને એકાઉન્ટ્સ પેએબલ વિભાગ સાથે એકીકૃત રીતે જોડે છે.

એક કાર્યક્ષમ P2P પ્રક્રિયા એન્ટરપ્રાઇઝના નાણાકીય સ્વાસ્થ્ય અને સ્પર્ધાત્મક શક્તિ માટે આવશ્યક છે. આવી પ્રક્રિયા સ્થાપિત કરતી વખતે, ખર્ચ ઘટાડતી વખતે મૂલ્ય નિર્માણ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ. કંપનીનું કદ ગમે તે હોય, P2P પ્રક્રિયાને વ્યાખ્યાયિત કરવી આવશ્યક છે.

બધા ઉત્પાદકો, છૂટક વિક્રેતાઓ અને સેવા પ્રદાતાઓને ખરીદી અને રોકડ પ્રવાહનું સંચાલન કરવા માટે વિશ્વસનીય P2P પ્રક્રિયાની જરૂર હોય છે. મજબૂત ખરીદી યોજના વિકસાવવાથી P2P પ્રક્રિયાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવામાં મદદ મળે છે.

પરંપરાગત P2P પ્રક્રિયાને અનુસરતા વ્યવસાયો દ્વારા સામનો કરવામાં આવતા પડકારો

મેન્યુઅલ P2P પ્રક્રિયા ઘણી સમસ્યાઓથી ભરેલી હતી, જેના કારણે ઘણો ડેટા અચોક્કસ હતો અને ફંડ લીકેજ થવાનું કારણ બન્યું. જે દિવસોથી લઈને ચશ્મા પહેરેલા કારકુનો દ્વારા મોટા રજિસ્ટરમાં દરેક વિગતો ખંતપૂર્વક દાખલ કરવામાં આવતી હતી ત્યારથી લઈને ERP સુધી, P2P પ્રક્રિયાએ ઘણો આગળ વધ્યો છે. છતાં, મૂળભૂત બાબતો યથાવત છે. શ્રેષ્ઠ ખરીદી કાળજીપૂર્વક પસંદ કરેલી પ્રક્રિયાઓના સમૂહ સાથે જોડાયેલી છે.

તમારે ખાતરી કરવી પડશે કે દરેક સ્તરે વસ્તુઓ સારી રીતે ચાલે છે - કરાર વ્યવસ્થાપનથી લઈને સપ્લાયર સંબંધ વ્યવસ્થાપન સુધી. પરંપરાગત P2P પ્રક્રિયામાં નીચે મુજબ સમસ્યાઓ છે.

૧. સરકાર અને ઉદ્યોગના નિયમોનું પાલન

તમારી P2P પ્રક્રિયા સરકાર અને ઉદ્યોગના નિયમોનું પાલન કરે તે જરૂરી છે. જોકે, વારંવાર બદલાતા નિયમો અંગે સ્ટાફને સતત તાલીમ અને પુનઃતાલીમ આપવી ક્યારેય સરળ હોતી નથી. કાયદાની યોગ્ય બાજુ પર રહેવાના શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો છતાં, મોટાભાગની કંપનીઓ નિયમનકારી એજન્સીઓ સાથે મતભેદમાં હોય તે અસામાન્ય નથી.

પાલનના ક્ષેત્રમાં એવા આર્થિક પ્રતિબંધોનો પણ સમાવેશ થાય છે જે સરકારો દ્વારા અમુક દેશોમાં અથવા ત્યાંથી માલ/સેવાઓના પ્રવાહને પ્રતિબંધિત કરવા માટે લાદવામાં આવી શકે છે.

બીજી બાજુ, તમારે તમારી P2P પ્રક્રિયાને વ્યાપક કંપની નીતિઓ સાથે સુસંગત રાખવી પડશે કારણ કે અનિયંત્રિત ખર્ચ પર નિયંત્રણ રાખવું પડશે, નહીં તો તે રોકડ પ્રવાહમાં છિદ્ર બનાવી શકે છે, આમ તમારી કાર્યકારી મૂડીમાં ઘટાડો કરી શકે છે.

2. છેતરપિંડીના જોખમો

લાંબી સપ્લાય ચેઇન, જેમાં માલ અને સેવાઓનો સતત પ્રવાહ રહે છે, તેમાં હંમેશા ઇન્વોઇસ છેતરપિંડી, મની લોન્ડરિંગ વગેરેનું જોખમ રહેલું છે. આ જોખમોને શોધી ન શકાય અને તેનું સંચાલન ન થાય તે તમારા નફાને ગંભીર નુકસાન પહોંચાડી શકે છે.

છેતરપિંડીના પ્રકારોમાં શામેલ છે:

a) નાણાકીય - તમારે અનેક પ્રકારના નાણાકીય છેતરપિંડી પર નજર રાખવી પડશે જેમાં ખોટા વ્યવહારો અને/અથવા અયોગ્ય ચુકવણીઓ શામેલ હોઈ શકે છે. બિલિંગ છેતરપિંડી અને ઇન્વેન્ટરી છેતરપિંડી ખૂબ જ સામાન્ય છે. પહેલાનું ત્યારે થાય છે જ્યારે કોઈ વિક્રેતા ફક્ત એક જ વાર કરવામાં આવેલા કામ માટે બહુવિધ ઇન્વોઇસ જારી કરે છે અથવા ખોટા/ફૂલેલા ઇન્વોઇસ સબમિટ કરે છે. બાદમાં ઇન્વેન્ટરી વસ્તુઓની ચોરી અથવા ખોટી માહિતી શામેલ હોઈ શકે છે.

b) માલ/સેવાઓનું ખોટું પ્રતિનિધિત્વ - આ એવી પરિસ્થિતિ છે જ્યારે કોઈ વિક્રેતા જાહેરાત દ્વારા ઓફર કરવામાં આવતા ઉત્પાદનો/સેવાઓ સંબંધિત ખોટી અથવા કપટી માહિતી રજૂ કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, કોઈ વિક્રેતા એવા ઉત્પાદનો/સેવાઓ પહોંચાડી શકે છે જે તમારા કરારના સ્પષ્ટીકરણોને પૂર્ણ કરતા નથી, અને પછી તેમની સંપૂર્ણ જાણકારીમાં હકીકતો છુપાવે છે અથવા ખોટી રીતે રજૂ કરે છે.

c) લાંચ - વિક્રેતા સંગઠનો, તેમના કર્મચારીઓ અથવા તમારા પોતાના સ્ટાફ રોકડ, ઉપકાર, ભેટ વગેરે જેવા અનેક સ્વરૂપોમાં લાંચ અથવા લાંચમાં સામેલ થઈ શકે છે. વ્યક્તિગત લાભ માટે, તેઓ ચોક્કસ માલ/સેવાઓ માટે વધુ ચૂકવણી કરી શકે છે, અયોગ્ય સપ્લાયર પર સવારી કરી શકે છે, અથવા હલકી ગુણવત્તાવાળા માલ/સેવાઓ સ્વીકારી શકે છે.

૩. પ્રક્રિયાગત બિનકાર્યક્ષમતાઓ

લગભગ બધા સાહસો માટે, ખરીદી એ આયોજિત ખરીદી અને તાત્કાલિક ખરીદીનું એક વ્યવસ્થાપિત મિશ્રણ છે. કાર્યક્ષમ સિસ્ટમ માટે, તેમણે મજબૂત પ્રક્રિયા વિકાસ પર ધ્યાન આપવું પડશે જેમાં મંજૂરી વંશવેલો અને આકસ્મિક યોજનાઓનો સમાવેશ થાય છે. તમારે વ્યૂહાત્મક ખર્ચથી દૂર રહેવાની અને છેલ્લી ઘડીની ખરીદી ટાળવાની જરૂર છે.

પડકાર એ છે કે એવી સિસ્ટમ સ્થાપિત કરવી જે તમને સુનિશ્ચિત ખરીદી, વિક્રેતા પ્રોત્સાહનો અને વાટાઘાટો દ્વારા ડિસ્કાઉન્ટ પર વહેલા ચુકવણીમાંથી મૂલ્ય મેળવવામાં સક્ષમ બનાવે. બિનઆયોજિત ખરીદીના પરિણામે વિક્રેતાઓની વિશ્વસનીયતા અનિશ્ચિત થાય છે અને ડિલિવરી સમયપત્રક અસંગત બને છે. તમને અપૂરતી નીતિ અને ક્ષમતા જેવા સપ્લાયર-સંબંધિત મુદ્દાઓનો પણ સામનો કરવો પડી શકે છે.

૪. દત્તક લેવાનો અભાવ

આજે સપ્લાયર્સ ખરીદી પ્રણાલીઓ પર સરળ, સાહજિક અને સરળ અનુભવની અપેક્ષા રાખે છે. જો તમારી ERP (એન્ટરપ્રાઇઝ રિસોર્સ પ્લાનિંગ) સિસ્ટમ તેમની અપેક્ષાઓ પૂરી ન કરે, તો તેઓ તેનો ઉપયોગ કરીને ખુશ ન પણ હોય. ઘણી ખરીદી સોફ્ટવેર સિસ્ટમો જટિલતાઓ અને સુવિધાઓની યાદીમાં ભારે હોય છે, પરંતુ તેમાં સરળ ઇન્ટરફેસનો અભાવ હોય છે, જેના કારણે તેને અપનાવવું મુશ્કેલ બને છે.

પ્રાપ્તિ સોફ્ટવેર મેળવતી વખતે તમારે ઉપયોગમાં સરળતા ધ્યાનમાં લેવાની જરૂર છે. તે ખાતરી કરશે કે તમને 'દત્તક લેવાનો અભાવ' કહેવાય તેવી પરિસ્થિતિનો સામનો ન કરવો પડે.

૫. ઇન્વોઇસ પ્રોસેસિંગનો ધીમો સમય

મોટાભાગની કંપનીઓ P2P માટે ડિજિટલ ERP સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરે છે, પરંતુ કેટલીક કંપનીઓ હજુ પણ મેન્યુઅલ રૂટીંગ, પ્રોસેસિંગ અને સાઇન-ઓફ પ્રક્રિયાઓમાં અટવાયેલી છે, જે ચક્રને નોંધપાત્ર રીતે ધીમું કરે છે. મેન્યુઅલ પ્રક્રિયાઓનું પાલન કરતી કંપનીઓ વહેલા ચુકવણી ડિસ્કાઉન્ટનો લાભ લેવામાં નિષ્ફળ જાય છે અને તેઓ મોડી ચુકવણી દંડ પણ ચૂકવી શકે છે. આવી સતત અડચણો આ કંપનીઓના તેમના સપ્લાયર્સ સાથેના સંબંધોને બગાડી શકે છે.

આ કંપનીઓ માટે ડેટા પુનઃપ્રાપ્ત કરવો પણ મુશ્કેલ બની જાય છે. ઇન્વોઇસ અને પીઓ બધા મેન્યુઅલી સંગ્રહિત અને રેકોર્ડ કરવામાં આવતા હોવાથી, જ્યારે કોઈ ચોક્કસ માહિતીની જરૂર હોય ત્યારે કોઈપણ ડેટા પુનઃપ્રાપ્ત કરવો લગભગ અશક્ય બની જાય છે.

૬. અચોક્કસ માહિતી

મેન્યુઅલ ડેટા એન્ટ્રી પર નિર્ભરતા માહિતી ભૂલો માટે સંવેદનશીલ બનાવે છે. ટેકનોલોજીના યુગમાં પણ જૂની સિસ્ટમ પર આધાર રાખતી કંપનીઓને ખોટી ડેટા એન્ટ્રીને કારણે મુશ્કેલીઓનો સામનો કરવો પડે છે. તે તેમની કાર્યકારી મૂડીને પણ અસર કરી શકે છે અને તેમને કાનૂની મુશ્કેલીમાં પણ મૂકી શકે છે. ખોટી ડેટા એન્ટ્રીઓ નિયમનકારી પાલનને પૂર્ણ કરવામાં નિષ્ફળ જશે, જેના કારણે આ સાહસોને ડેટાનું બાહ્ય ઓડિટ કરાવવાની ફરજ પડે છે.

પ્રક્રિયા ભૂલો માટે ઉકેલની જરૂર પડે છે, જેનાથી ઇન્વોઇસ દીઠ ખર્ચ વધતો જાય છે, એનો ઉલ્લેખ કરવાની જરૂર નથી. સંસ્થાઓએ ઇન્વોઇસ અને ખરીદી ઓર્ડર (PO) ના ભૌતિક સંગ્રહની પણ વ્યવસ્થા કરવી પડશે.

પ્રોક્યોર-ટુ-પે કામગીરીને ફરીથી વ્યાખ્યાયિત કરવા માટે બ્લોકચેન દાખલ કરો

શું બ્લોકચેન સોલ્યુશન ફોર પ્રોક્યોરમેન્ટ પ્રક્રિયાના સંચાલનને ફરીથી વ્યાખ્યાયિત કરવાની ક્ષમતા ધરાવે છે ? અપરિવર્તનશીલ બ્લોક્સ અને વિકેન્દ્રિત પાત્રને કારણે, આ ટેકનોલોજી વ્યવસાય પ્રક્રિયાઓ અને વ્યવહારોમાં સહજ પારદર્શિતા પ્રદાન કરે છે. P2P કાર્યક્રમો માટે બ્લોકચેન ટેકનોલોજી અપનાવવાથી સાહસોને છેતરપિંડી નિયંત્રણમાં મદદ મળે છે, મધ્યસ્થી, પારદર્શિતા વધારવા અને કાર્યક્ષમતા સુધારણા દ્વારા ખર્ચમાં ટકાઉ ઘટાડો થાય છે.

કંપનીની નીતિઓનું વધુ સારું પાલન અને પાલન

બ્લોકચેનની અપરિવર્તનશીલતા સુવિધાનો ઉપયોગ નિયમો અને કંપની નીતિઓનું પાલન કરવા માટે કરી શકાય છે. ક્રિયાઓ અને તેમના આઉટપુટને ચેડા-મુક્ત રીતે રેકોર્ડ કરવાથી ઓડિટ ટ્રેલ બને છે, જે કંપનીમાં નિયમનકારો અને ટોચના મેનેજમેન્ટને વ્યવહારોને સરળતાથી ચકાસવા માટે સક્ષમ બનાવે છે.

a) ઘટાડેલા જોખમો

બ્લોકચેન-આધારિત સ્માર્ટ કોન્ટ્રાક્ટ્સ કામગીરી અને પ્રક્રિયાઓને મોટા પ્રમાણમાં સ્વચાલિત કરે છે. આ અલ્ગોરિધમ્સમાં દખલ કરી શકાતી નથી. વધુમાં, બધા વ્યવહારો બ્લોકમાં અપરિવર્તનશીલ રીતે રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે, જે કોઈપણ ચેડાની શક્યતાને દૂર કરે છે.

b) પ્રક્રિયા કાર્યક્ષમતા

ત્રણ બ્લોકચેન એપ્લિકેશનો P2P પ્રક્રિયામાં મૂલ્ય લાવે છે અને કાર્યક્ષમતામાં સુધારો કરે છે - અધિકૃતતાનો અમલ, માન્યતા અને પ્રમાણીકરણમાં સુધારો, અને ખરીદી ઓર્ડર મેનેજમેન્ટને વેગ આપવો.

c) સરળ દત્તક

બ્લોકચેનને તમારી P2P પ્રક્રિયા સાથે જોડવા માટે તમારે તમારા હાલના ERP, પ્રાપ્તિ મોડ્યુલ્સ અને સ્ટોર મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ્સને કાઢી નાખવાની જરૂર નથી. તેના બદલે, ડેવલપર્સ બ્લોકચેન સોલ્યુશનને તમારી હાલની સિસ્ટમ સાથે એકીકૃત કરી શકે છે અને તમે તરત જ કામ શરૂ કરી શકો છો.

ડી) ઝડપી ઇન્વોઇસિંગ

બ્લોકચેનનો ઉપયોગ કરતી વખતે, ઇન્વોઇસ સપ્લાયર ઇન-ચેઇન દ્વારા સબમિટ કરવામાં આવે છે અને ખરીદદારો તાત્કાલિક સ્વીકૃતિ આપી શકે છે, જેનાથી ઇન્વોઇસિંગ ઝડપી બને છે.

e) સચોટ માહિતી

બ્લોકચેનનો પરિચય તમામ કાગળકામ અને 3-પોઇન્ટ મેચિંગની જરૂરિયાતને પણ દૂર કરે છે કારણ કે PO (ખરીદી ઓર્ડર), GR (માલ રસીદ), અને ઇન્વોઇસ પહેલાથી જ ચકાસાયેલ છે. અપરિવર્તનક્ષમતા ડેટા મેનીપ્યુલેશનની કોઈપણ શક્યતાને પણ નકારી કાઢે છે.

એકત્ર કરવું

નાણાકીય સેવાઓમાં ગેમ ચેન્જર તરીકે પ્રશંસા પામેલ, બ્લોકચેન P2P પ્રક્રિયામાં પારદર્શિતા, સુરક્ષા અને કાર્યક્ષમતા રજૂ કરી શકે છે. જ્યારે સિસ્ટમમાં પારદર્શિતા અને છેતરપિંડી નિવારણ લાવવાની વાત આવે છે, ત્યારે વિતરિત ખાતાવહી ટેકનોલોજીના વિશ્વસનીયતા સારી રીતે સ્થાપિત છે. આ ટેકનોલોજી તમારા રોજિંદા કાર્યોને મુશ્કેલીમુક્ત બનાવી શકે છે.

એન્ટિઅર સોલ્યુશન્સ ખાતે, અમે બ્લોકચેન-આધારિત સપ્લાય ચેઇન સોલ્યુશનને સફળતાપૂર્વક રજૂ કરવા માટે ઊંડાણપૂર્વક સંશોધન કરીએ છીએ અને નવીન અભિગમ અપનાવીએ છીએ . એક ભવિષ્યલક્ષી સંસ્થા તરીકે, અમે નવીનતમ તકનીકો અપનાવીએ છીએ જે વ્યવસાયોને પુષ્કળ લાભ આપી શકે છે. અમે ગ્રાહકોને સુરક્ષા, ચોકસાઈ અને વિશ્વસનીયતામાં સુધારો કરવા માટે બ્લોકચેન સોલ્યુશન્સ પ્રદાન કરવા પર કામ કરી રહ્યા છીએ.

જો તમે પ્રોક્યોર ટુ પે માટે બ્લોકચેન સોલ્યુશન બનાવવાની યોજના બનાવી રહ્યા છો, તો તમારા વ્યવસાયની જરૂરિયાતો શેર કરવા માટે અમારા વિષય નિષ્ણાતો સાથે જોડાઓ.