Stjórnunar- og endurskoðunarbil sem drepa auðkenningarverkefni

Verkefni sem tengjast táknmyndun fyrirtækja geta lent í vandræðum þegar þau eru sett í framkvæmd, jafnvel þótt blockchain-hlutinn virki eins og hann á að gera. Snjallsamningur gæti framkvæmt færslur rétt, hægt væri að búa til tákn án vandræða og kerfið gæti staðist öryggispróf. Verkefnið gæti samt átt í erfiðleikum með að fá innra samþykki til að uppfylla endurskoðunarreglur, tryggja að eignarhaldsskrár séu réttar eða sýna fram á að reglum fjárfesta sé alltaf fylgt.

Fyrir fólk sem tekur ákvarðanir í fyrirtæki er þetta mikilvægur munur. Táknvæðing snýst ekki um að breyta eign í stafræna útgáfu. Hún bætir við tæknilegum hluta sem þarf að passa við réttindi, fjárhagsskýrslur, hvernig hlutirnir eru reknir og reglur sem gilda. Þegar þessum hlutum er sinnt sérstaklega koma vandamál oft upp þegar verkefnið er tekið í notkun, þegar fólk athugar það eða þegar það er gert stærra en prófið.

Öflug nálgun á stjórnun táknvæðingar fyrirtækja færir öll þessi verkefni inn í kerfið þegar það er byggt upp. Það ákveður hverjir geta samþykkt aðgerðir, hvernig eignarhald er kannað, hvaða reglur gilda um flutning tákna og hvaða sannanir eru nauðsynlegar þegar val er skoðað.

Markmiðið er ekki að bæta við skrefum til að framkvæma hluti. Það er að búa til kerfi sem fyrirtækið getur notað, fylgst með, útskýrt og varið á meðan eignin er í notkun.

Af hverju mistakast verkefni fyrirtækjatáknunar þegar þau eru skoðuð fyrir stjórnun?

Verkefni sem tengjast táknvæðingu fyrirtækja eiga oft í vandræðum með stjórnun þegar tæknihlutinn gengur hraðar en fyrirtækið þarf að vinna með hann. Verkfræðingar gætu einbeitt sér að samningum, hvernig á að nota veski og hvernig á að framkvæma færslur á meðan teymi sem sérhæfa sig í lagalegum eftirliti, fjármála- og rekstrarstjórnun vinna með mismunandi skjöl og skref til að fá samþykki.

Þessi skipting skapar bil á milli þess sem kerfið getur gert og þess sem fyrirtækinu er heimilt að gera.

Ímyndaðu þér fasteignavettvang. Snjallsamningurinn gæti séð um að flytja tákn. Fyrirtækið þarf einnig að búa til réttindi sem þessi tákn tákna, skilyrðin þegar eignarhald getur breyst og færslur sem sýna þessar breytingar. Ef leiðin sem kerfið flytur tákn passar ekki við reglurnar, gæti færsla sem virkar tæknilega samt valdið vandamálum með færslur eða reglur.

Sama vandamál gerist með peninga, lán, skuldabréf, vörur og annað sem er breytt í tákn. Reglurnar fyrir hvert og eitt breytast eftir tegund hlutar og hvar hann er staðsettur, en aðalþörfin er sú sama: leiðin sem hlutirnir eru gerðir verður að passa við það sem fyrirtækinu er heimilt að gera. Hvaða reglur gilda?

Þetta er þar sem samræmi við táknvæðingu verður hluti af hönnun kerfisins, ekki lokaprófun. Reglurnar um að vera í samræmi við lögin verða að móta hverjir geta gert hlutina, hvernig reglum er beitt, hvernig á að tilkynna og hvaða sönnunargögn eru geymd áður en kerfið byrjar að virka fyrir alvöru.

Stjórnunareftirlit ætti að líta lengra en bara til gæða kóðans. Það ætti að athuga hvort kerfið varðveiti réttindi eignanna, fylgi leyfðum reglum, heldur utan um valmöguleika og hjálpar fólki að athuga virkni kerfanna.

7 leiðir sem stjórnunarvandamál geta valdið vandræðum fyrir verkefni sem varða táknmyndun fyrirtækja

Vandamál með stjórnarhætti stafa yfirleitt ekki af einni sök. Þau eru líklegri til að koma upp þegar ábyrgð, eftirlit og skrár hafa ekki verið samræmdar yfir líftíma eigna. Eftirfarandi vandamál þarfnast athygli áður en kerfið er notað í alvöru.

1. Óljós eignarhald og ábyrgð útgefanda

Það eitt og sér að búa til tákn þýðir ekki að undirliggjandi eign hafi verið löglega færð eða að þeir sem eiga táknin hafi réttindin sem lýst er í skjölunum sem útskýra sölu þeirra. Reglurnar þurfa að segja til um hvort tákn sé notað til að eiga eitthvað í þágu ávinnings, láns, hluta af sjóði eða annars samnings.

Án þessa skilnings geta komið upp deilur um greiðslur, atkvæði, endurgreiðslu peninganna eða hvort leyfilegt sé að flytja táknin. Sá sem bjó til táknin þarf einnig að ákveða hver ber ábyrgð á að athuga hlutinn, hafa skjöl til að upplýsa fólk um hann og fylgjast með skýrslum.

Tilvalið stjórnunarlíkan tengir hverja eign sem hefur verið skráð sem tákn við skjöl sem útskýra hana, hverjir bjuggu hana til, skrár yfir hverjir eiga hana og skýr réttindi þeirra sem eiga táknin. Breytingar á hlutnum eða reglum hans þurfa að fara í gegnum pappírsskoðun og fá samþykki áður en þær eiga sér stað.

2. Veik auðkenningar-, aðgangs- og heimildastýring

Kerfi gæti boðið upp á leiðir fyrir fólk til að gera hluti en ekki verið skýrt um hverjir geta hafið, samþykkt og framkvæmt mikilvægar aðgerðir. Þetta gerir það auðvelt fyrir fólk að gera hluti án leyfis til að breyta reglum um flutning tákna eða fá aðgang að upplýsingum sem það ætti ekki að sjá.

Til þess að stjórnun á táknvæðingu fyrirtækja sé árangursrík verða aðgangsreglur að endurspegla raunverulega ábyrgð fyrirtækisins. Að búa til tákn, breyta því hvernig kerfið virkar, að komast aftur í veski, breyta reglunum og meðhöndla peningana, þurfa að hafa skýrar reglur. Stórar breytingar gætu þurft meira en einn einstakling til að segja já, allt eftir því hversu áhættusamar þær eru.

Aðgangsúttektir ættu einnig að taka tillit til starfsmannauppsagna, hlutverkabreytinga, þriðja aðila stjórnenda og skertra innskráningarupplýsinga. Markmiðið er að tryggja að allt sem hægt er að gera með valdi sé leyfilegt.

3. Ófullkomnar endurskoðunarleiðir snjallsamninga

Snjallsamningur getur sýnt fram á að færsla hafi átt sér stað en segir kannski ekki söguna á bak við hana. Endurskoðandi gæti séð að færsla hafi átt sér stað en þarf samt að vita hver sagði að það væri í lagi ef réttum reglum var fylgt og hvaða útgáfa af reglunum var notuð.

Þetta er mikilvægt þegar fólk breytir reglunum, stöðvar hreyfingar, uppfærir kerfið eða leiðréttir mistök. Ef kerfið heldur ekki utan um þessi val og sönnunargögnin sem fylgja þeim getur verið erfitt að átta sig á hvað gerðist.

Til að tryggja skilvirka fylgni við táknvæðingu þarf meira en bara skráningu á því sem gerðist á blockchain-inu. Það þarf að fylgjast með því sem fólk gerði sem sagði já, sögu reglnanna, skrám yfir hluti og tengla á skjöl sem eru ekki á blockchain-inu. Persónulegar eða fjárhagslegar upplýsingar ættu að vera verndaðar með aðgangs- og geymslureglum í stað þess að vera skráðar í opinbera skrá.

4. Gallar í KYC, AML og framfylgd hæfniskröfum fjárfesta 

Þótt athugað sé hver á táknin í upphafi þýðir það ekki að þau muni vera á sínum stað allan tímann sem þau eru notuð. Reglur um hverjir geta átt táknin geta verið háðar tegund einstaklings, hvar þeir eru, hversu mikið þeir mega eiga eða hvort aðstæður þeirra breytast.

Ef þessar reglur eru í þeim hluta þar sem fólk skráir sig fyrst gæti kerfið ekki alltaf notað þær. Tákn gæti farið í veski sem hefur ekki lokið við athuganir eða hefur ekki leyfi til að geyma slíka tegund af tákni.

Reglur ættu að tengja saman auðkenni þeirra sem athuga hvort þeir séu á lista yfir þá sem ekki mega eiga viðskipti við að athuga hvort þeir megi hafa reglur um flutning tákna og að athuga þær stöðugt. Kerfið ætti einnig að segja til um hvað eigi að gera ef skjöl eru ekki uppfærð, ef flutningur er ekki leyfður, ef flutningur er dreginn í efa eða ef vandamál koma upp með reglurnar.

Reglurnar sem þarf að gilda ættu að ráðast af því hvar táknið er staðsett. Aðferð sem virkar fyrir eitt tilboð hentar kannski ekki öðru.

5. Vantar samræmingu innan og utan keðju

Fjöldi tákna og hreyfingar á blockchain-inu eru ekki öll skjölin sem þarf. Fyrirtæki gætu einnig haft skjöl um hver á hlutinn, bankayfirlit, skjöl um fjárhagssamninga um aðild og skjöl um úthlutaða peninga.

Þegar þessi kerfi virka ekki saman geta vandamál komið upp. Hreyfing á blockchain gæti verið skráð án þess að gögn um hana séu breytt. Greiðsla gæti verið framkvæmd af peningakerfi án þess að táknkerfinu sé tilkynnt. Hvorugt mál er hægt að laga með giskunum.

Leið til að athuga hvort mismunandi hlutar passi saman ætti að segja til um hver þeirra á við um hvern hluta blaðsins, hversu oft athuganirnar eru gerðar og hvernig eigi að laga vandamál þegar þau koma upp. Vandamál ættu að vera sýnileg þar til einhver sem hefur rétt til þess getur lagað þau með sönnunargögnum.

6. Óljósar uppfærslu-, endurheimtar- og viðbragðsferli vegna atvika

Kerfi sem meðhöndla tákn þurfa að grípa til aðgerða ef eitthvað fer úrskeiðis, eins og ef aðgangur er stolinn, ef villa er í kóðanum, ef hreyfing er ekki rétt, ef ekki er hægt að nota kerfið eða ef það virkar ekki eins og búist var við. Það er ekki nóg að vera bara öruggur ef fyrirtækið getur ekkert gert þegar reglurnar hætta að virka.

Reglurnar um stjórnarhætti ættu að kveða á um hverjir geta stöðvað hluti, hverjir geta breytt kerfinu, hverjir geta komist aftur inn og hverjir geta lagað vandamál. Þær ættu einnig að kveða á um hvernig eigi að skrifa niður þær ákvarðanir sem teknar eru og segja öðrum frá þeim.

Leiðin til að laga hluti ætti einnig að taka tillit til þess hvað gerist í rekstri þegar breytingar eru gerðar. Það gæti verið ómögulegt að afturkalla aðgerð sem var gerð á blockchain og allar lagfæringar verða að fylgja reglum fyrir táknið og lögum.

7. Ófullnægjandi sannanir fyrir innri og ytri endurskoðunum

Það er erfitt að undirbúa sig fyrir eftirlit þegar sönnunargögnin eru á stöðum eins og tölvupósti, töflureiknum, aðskildum kerfum og mismunandi teymum. Jafnvel þótt reglur séu til staðar gæti fyrirtækið ekki getað sýnt fram á að þær hafi verið notaðar á þennan hátt.

Til að vera tilbúinn fyrir athugun þarf að vera hægt að nálgast, vernda og finna sönnunargögn. Þetta felur í sér samþykki fyrir reglum sem kanna hverjir hafa aðgang, val um hverjir geta fengið auðkennisathuganir á hlutum sem eru í eigu, breytingar á reglum, vandamál sem koma upp og lausnir á þeim.

Geymsla sönnunargagna ætti að tilgreina hversu lengi þau eru geymd, hver getur séð þau, hver ber ábyrgð á þeim og hvernig hver regla tengist skjölunum sem sanna þau. Það ætti einnig að leyfa fólki að athuga þau án þess að sjá hluti sem það ætti ekki að sjá.

Pallur sem er hannaður af reynslumiklu fyrirtæki sem þróar táknmyndaverkefni fyrirtækja ætti að taka á þessum kröfum sem hluta af innleiðingarumfanginu frekar en að meðhöndla þær sem skjöl sem þarf að safna saman strax fyrir endurskoðun.

Af hverju snjallsamningsendurskoðun ein og sér getur ekki tryggt samræmi við auðkenningu

Að athuga kóðann er mikilvæg leið til að tryggja öryggi kerfisins en það tekur aðeins á hluta af vandamálinu í táknvæðingarverkefni fyrirtækis. Það skoðar venjulega kóðann í leit að mistökum, óvæntri hegðun og veikleikum. Það kannar ekki sjálfkrafa hvort reglurnar sem fylgja tákninu séu réttar, hvort skjölin utan kerfisins séu rétt eða hvort skref fyrirtækisins til að fá samþykki virki.

Samningur gæti gert það sem honum er sagt að gera en gæti fylgt reglu sem er ekki tæmandi eða röng. Til dæmis gæti leið til að færa tákn virkað villulaust. Reglurnar sem fylgja honum gætu þurft frekari athuganir til að sjá hverjir mega eiga táknið. Einnig gæti samningur gefið út tákn rétt. Skjölin sem útskýra hvað táknið er gætu verið röng.

Þessi greinarmunur hefur hagnýt áhrif á lausnir sem uppfylla kröfur um táknvæðingu . Öryggisprófanir ættu að vera studd með staðfestingu stjórnunar, lagalegri endurskoðun, samræmingarprófunum, aðgangsmati og prófunum á rekstrarsviðsmyndum.

Athugunin ætti að tryggja að það sem kerfið gerir sé það sem fyrirtækið segist eiga að gera. Prófanirnar ættu að ná yfir hreyfingar sem og óvenjulegar aðstæður, eins og hreyfingar sem mistakast hjá fólki sem hefur ekki leyfi til að eiga auðkenni, fólki sem breytir reglum um uppfærslur á kerfinu og vandamál milli gagna á blockchain og gagna í fyrirtækinu.

Óháð endurskoðun getur hjálpað mikið. Hún getur ekki komið í stað þess að fyrirtækið sjái til þess að reglurnar séu í gildi. Ábyrgð á reglunum eins og þær eru. Hver ber ábyrgðina þarf að vera skýr.

Hvað ætti að innihalda stjórnunarramma fyrirtækjatáknvæðingu?

Skilvirkt rammaverk tengir saman ábyrgð fyrirtækja við tæknilega framfylgd og sannanlegar sannanir. Í stað þess að meðhöndla stjórnarhætti sem eitt stefnuskjal ættu fyrirtæki að koma á samræmdu eftirliti fyrir kerfið og fyrirtækið sem rekur það. 

Fyrir fyrirtæki sem eru að skoða hvernig á að stjórna táknvæðingu ætti kerfið að vera rétt miðað við áhættu eignarinnar, hvernig viðskipti virka, hverjir koma að málinu og hvaða reglur gilda. Einkafjárfesting sem erfitt er að færa gæti þurft meiri eftirlit en kerfi sem meðhöndlar margar tegundir eigna og viðskipti eftir upphaflega sölu.

Stjórnunarhættir þurfa einnig að breytast eftir því sem kerfið breytist. Nýjar gerðir eigna fela í sér uppfærða samningsskilmála og samstarf við önnur fyrirtæki getur leitt til áhættu sem var ekki til staðar þegar það byrjaði.

Hvernig geta fyrirtæki greint stjórnarhættir áður en þeir eru settir af stað?

Skipulagt mat fyrir útgáfu hjálpar fyrirtækjum að finna lausnir áður en þær kosta mikið. Það ætti að innihalda fólk sem hefur umsjón með eigninni, tækni, lagalegri uppsetningu, reglufylgni, fjármálum og rekstri kerfisins.

Eftirfarandi listi gefur upphafspunkt.

• Staðfestið að réttindi táknsins passi við gildandi lagaleg skjöl.
• Úthluta eigendum fyrir útgáfu, millifærslur, uppfærslur, endurheimt og skýrslugerð.
• Prófa staðfestingu á auðkenni og takmarkanir á hæfi fjárfesta.
• Staðfesta stjórnunarheimildir og aðskilnað samþykkis.
• Stemja saman stöðu tákna við áreiðanlegar eigna- og fjárhagsskýrslur.
• Skjalfesta breytingar á snjallsamningum og stjórnsýslulegar íhlutun.
• Prófa viðbrögð við atvikum, rekstrarstöðugleika og endurheimtarferla.
• Staðfestið að viðurkenndir yfirlesarar geti sótt endurskoðunargögn.
• Farið yfir tengsl þriðja aðila og skilgreinið ábyrgð þeirra.
• Fáðu skjalfest samþykki frá viðeigandi fyrirtækja- og stjórnunareigendum.

Fyrirtæki sem ráða fyrirtæki sem sérhæfir sig í þróun táknvæðingar fyrirtækja ættu einnig að setja sér viðmið um stjórnarhætti áður en þróun hefst. Þetta tryggir að teymið viti hvaða stýringar þarf að koma á, hvaða kerfi þurfa að virka og hvaða sannanir þarf til að taka í notkun.

Best er að hafa eftirlit með stjórnun þegar það gerist nægilega oft til að breyta því hvernig kerfið er byggt upp. Að bæta við aðgangsreglum sem breyta skýrslugerð eða laga gagnavandamál eftir að það hefur verið tekið í notkun getur gert það að verkum að hlutirnir taka lengri tíma en þörf krefur.

Að gera stjórnarhætti að hluta af auðkenningu frá upphafi

Stjórnun virkar best þegar hún er hluti af verkefninu áður en fyrstu peningarnir eru aflað. Reglur um eftirlit með eignum, hverjir geta tekið þátt, samþykki, eftirlit með fjölda og sönnun fyrir endurskoðun ættu að vera skýrar í rekstraráætlunum á fyrstu stigum.

Þetta krefst þess að fólk frá öllum hlutum fyrirtækisins vinni saman. Hver hópur ætti að vita hvaða ákvarðanir hann tekur, hvaða reglur kerfið verður að fylgja og hvernig eigi að takast á við undantekningar. Verkið ætti að fela í sér að athuga stýringar á þeim tíma sem er, ásamt því að athuga virkni og öryggi með skýrum reglum sem þarf að fara eftir áður en kerfið er tekið í notkun.

Tilvalin lausn fyrir samræmi við táknmyndir ættu að hjálpa til við þessa vinnuaðferð án þess að gera hlutina of flókna. Það gæti, eftir þörfum, þýtt reglur sem stöðva ákveðnar aðgerðir, stjórna hverjir geta gert hvað, halda skrá yfir aðgerðir sem tengja fólk sem athugar auðkenni, leiðir til að athuga tölur og hreinsa skýrslur.

Fyrirtæki ættu einnig að íhuga hvernig þessar reglur munu breytast eftir því sem kerfið stækkar og nær yfir staði eða tegundir eigna. Stjórnunaraðferð sem virkar fyrir eina tegund fjárfestingar gæti þurft reglur, fleiri leiðir til að tilkynna eða fleiri lagalegar athuganir þegar fyrirtækið bætir við einhverju nýju.

Markmiðið er að gera stjórnarhætti að reglulegum hluta af starfsemi fyrirtækisins, ekki eitthvað sem gerist aðeins áður en það byrjar.

Hvernig Antier hjálpar við verkefni um táknmyndun fyrirtækja

Antier sér fyrir sér fyrirtækjatáknvæðingu sem blöndu af því hvernig eignin er sett upp, hvernig blockchain virkar, hvernig kerfið keyrir og reglum sem þarf að fylgja. Verkefni þess felur í sér að smíða kerfi fyrir eignir, sjóði, vörur og aðra raunverulega hluti með hönnun sem passar við hvert verkefni.

Sem þróunarfyrirtæki fyrirtækja sem sérhæfir sig í táknvæðingu aðstoðar Antier við gerð tákna, stýrðar millifærslur, snjallsamninga, hvernig á að fá fólk til að taka þátt, hvernig á að stjórna hver gerir hvað og hvernig á að tengjast til að stjórna líftíma eignarinnar. Nákvæm vinna fer eftir því hvers konar eign er um að ræða og hvað viðskiptavinurinn vill.

Markmiðið er að samræma það sem kerfið getur gert við reglurnar og getu til að athuga sem settar voru í skipulagningunni. Lögleg svör, reglur og athuganir frá öðrum eru enn verk fólksins og hópanna.

Fyrirtæki sem eru að skoða táknmyndunarverkefni geta byrjað á því að finna vandamál sín með reglur sem segja til um hvaða stýringar eru nauðsynlegar og sjá hvernig þær ættu að birtast í kerfishönnuninni.