✨ Dirbtinio intelekto santrauka
- Šiame tinklaraščio įraše pabrėžiama gerai įgyvendinto „nuo pirkimo iki mokėjimo“ (P2P) proceso svarba organizacijos sėkmei.
- Sklandus P2P procesas yra labai svarbus norint optimizuoti investicijų grąžą ir palaikyti finansinę sveikatą.
- Aptariami tradicinių P2P procesų iššūkiai, tokie kaip atitikties problemos, sukčiavimo rizika, procedūrų neefektyvumas, nepakankamas pritaikymas, lėtas sąskaitų faktūrų apdorojimas ir netiksli informacija.
- Įraše pabrėžiamas efektyvių viešųjų pirkimų praktikų ir blokų grandinės technologijos diegimo poreikis, siekiant padidinti skaidrumą, sumažinti išlaidas ir pagerinti bendrą P2P operacijų efektyvumą.
- Tokios blokų grandinės savybės kaip nekintamumas ir decentralizavimas gali pakeisti pirkimų procesą, užtikrinant atitiktį reikalavimams, mažinant riziką, gerinant procesų efektyvumą, sudarant sąlygas lengvam diegimui, palengvinant greitesnį sąskaitų faktūrų išrašymą ir užtikrinant tikslią informaciją.
Kiekviena organizacija turi įsigyti žaliavų ir paslaugų, reikalingų veiklai. Norint užtikrinti optimalią investicijų grąžą (ROI), reikia gerai apgalvoto ir patikrinto „nuo pirkimo iki mokėjimo“ (P2P) proceso, kuris sklandžiai sujungtų pirkimų funkciją su mokėtinų sumų skyriumi.
Efektyvus P2P procesas yra būtinas įmonės finansinei gerovei ir konkurencingumui. Kuriant tokį procesą, dėmesys turėtų būti skiriamas vertės kūrimui ir sąnaudų mažinimui. Nepriklausomai nuo įmonės dydžio, P2P proceso apibrėžimas yra būtinas.
Visiems gamintojams, mažmenininkams ir paslaugų teikėjams reikalingas patikimas P2P procesas pirkimams ir pinigų srautams valdyti. Tvirtas pirkimų planas padeda optimizuoti P2P procesą.
Iššūkiai, su kuriais susiduria įmonės, taikančios įprastą P2P procesą
Rankinis P2P procesas buvo kupinas įvairių problemų, dėl kurių daug duomenų buvo netikslūs ir nutekėdavo lėšos. Nuo tų laikų, kai akinius nešiojantys tarnautojai kruopščiai suvedinėjo kiekvieną detalę į didelius registrus, iki ERP (verslo valdymo sistemų) P2P procesas nuėjo ilgą kelią. Tačiau pagrindiniai principai liko nepakitę. Optimalus pirkimas priklauso nuo kruopščiai parinktų procesų rinkinio.
Turite užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai kiekviename lygmenyje – nuo sutarčių valdymo iki tiekėjų ryšių valdymo. Toliau pateikiamos tradicinio P2P proceso problemos.
1. Vyriausybės ir pramonės reglamentų laikymasis
Jūsų P2P procesas turi atitikti vyriausybės ir pramonės reglamentus. Tačiau nuolatinis darbuotojų mokymas ir perkvalifikavimas, atsižvelgiant į dažnai kintančius reglamentus, niekada nėra lengvas. Neretai dauguma įmonių nesutaria su reguliavimo agentūromis, nepaisant visų pastangų laikytis įstatymų.
Atitikties taikymo sritis taip pat apima ekonomines sankcijas, kurias gali taikyti vyriausybės, siekdamos apriboti prekių / paslaugų srautus į tam tikras šalis arba iš jų.
Kita vertus, taip pat turite užtikrinti, kad jūsų P2P procesas būtų suderintas su platesne įmonės politika, nes nekontroliuojamas išlaidas reikia kontroliuoti, kitaip jos gali sukelti pinigų srautų spragą ir taip sumažinti apyvartinį kapitalą.
2. Sukčiavimo rizika
Ilga tiekimo grandinė su nuolatiniu prekių ir paslaugų srautu visada kelia sąskaitų faktūrų sukčiavimo, pinigų plovimo ir kt. riziką. Neaptikus ir nevaldžius šių rizikų, galima rimtai pakenkti jūsų pelnui.
Sukčiavimo tipai apima:
a) Finansiniai – turite stebėti kelių tipų finansinius sukčiavimus, kurie gali apimti suklastotas operacijas ir (arba) netinkamus mokėjimus. Sąskaitų faktūrų ir atsargų sukčiavimas yra labai dažni. Pirmasis atvejis įvyksta, kai tiekėjas išrašo kelias sąskaitas faktūras už darbą, kuris buvo atliktas tik vieną kartą, arba pateikia suklastotas / išpūstas sąskaitas faktūras. Antrasis atvejis gali būti susijęs su atsargų vagyste ar neteisingu jų pateikimu.
b) Klaidinantis prekių / paslaugų pateikimas – tai situacija, kai pardavėjas tyčia pateikia neteisingą arba apgaulingą informaciją apie siūlomus produktus / paslaugas. Pavyzdžiui, pardavėjas gali pristatyti produktus / paslaugas, kurie neatitinka jūsų sutarties specifikacijų, o tada, žinodamas apie tai, nuslėpti arba iškreipti faktus.
c) Kyšininkavimas – tiekėjų organizacijos, jų darbuotojai arba jūsų pačių darbuotojai gali būti įtraukti į kyšių ar kyšių davimą įvairiomis formomis, pavyzdžiui, grynaisiais pinigais, paslaugomis, dovanomis ir pan. Siekdami asmeninio pasididžiavimo, jie gali permokėti už tam tikras prekes / paslaugas, samdyti nekvalifikuotą tiekėją arba priimti nekokybiškas prekes / paslaugas.
3. Procedūriniai neefektyvumai
Beveik visoms įmonėms pirkimai yra valdomas planuotų ir skubių pirkimų derinys. Kad sistema būtų efektyvi, jos turi skirti dėmesio tvirtam procesų kūrimui, kuris apimtų patvirtinimo hierarchijas ir nenumatytų atvejų planus. Reikia atsisakyti strateginių išlaidų ir vengti paskutinės minutės pirkimų.
Iššūkis – įdiegti sistemą, kuri leistų gauti vertės iš išankstinio apmokėjimo už suplanuotus pirkimus, tiekėjų skatinimo ir suderėtų nuolaidų. Neplanuoti pirkimai lemia neaiškų tiekėjų patikimumą ir nenuoseklius pristatymo grafikus. Taip pat galite susidurti su su tiekėjais susijusiomis problemomis, tokiomis kaip nepakankama politika ir pajėgumai.
4. Įvaikinimo stoka
Šiandien tiekėjai tikisi paprastos, intuityvios ir sklandžios patirties pirkimų sistemose. Jei jūsų ERP (įmonės išteklių planavimo) sistema neatitiks jų lūkesčių, jie gali būti nepatenkinti ja. Daugelis pirkimų programinės įrangos sistemų yra sudėtingos ir riboto funkcijų sąrašo, tačiau neturi paprastos sąsajos, todėl jas sunku pritaikyti.
Įsigydami pirkimų programinę įrangą, turite atsižvelgti į naudojimo paprastumą. Tai užtikrins, kad nesusidursite su vadinamąja „nepakankama naudojimu“.
5. Lėtas sąskaitų faktūrų apdorojimo laikas
Nors dauguma įmonių P2P ryšiams naudoja skaitmenines ERP sistemas, kai kurios vis dar laikosi rankinio maršrutizavimo, apdorojimo ir pasirašymo procedūrų, o tai labai sulėtina ciklą. Įmonės, kurios taiko rankinius procesus, nepasinaudoja ankstyvo mokėjimo nuolaidomis ir netgi gali gauti delspinigius už pavėluotus mokėjimus. Tokie nuolatiniai nesklandumai gali sugadinti šių įmonių santykius su tiekėjais.
Šioms įmonėms taip pat sunku gauti duomenis. Kadangi sąskaitos faktūros ir pirkimo užsakymai yra saugomi ir registruojami rankiniu būdu, bet kokių duomenų gavimas tampa beveik neįmanomas, kai reikia kokios nors konkrečios informacijos.
6. Netiksli informacija
Dėl rankinio duomenų įvedimo informacija tampa klaidinga. Įmonės, kurios net ir technologijų amžiuje naudojasi sena sistema, greičiausiai susidurs su sunkumais dėl netikslaus duomenų įvedimo. Tai gali paveikti jų apyvartinį kapitalą ir sukelti teisinių problemų. Neteisingai įvedami duomenys neatitiktų norminių aktų reikalavimų, todėl šios įmonės yra priverstos atlikti išorinius duomenų auditus.
Nereikia nė minėti, kad apdorojimo klaidas reikia ištaisyti, o tai padidina vienos sąskaitos faktūros kainą. Organizacijos taip pat turi pasirūpinti fiziniu sąskaitų faktūrų ir pirkimo užsakymų (PO) saugojimu.
Įveskite blokų grandinę, kad iš naujo apibrėžtumėte „pirkimo ir mokėjimo“ operacijas
Ar blokų grandinės sprendimas pirkimams ir mokėjimams gali iš naujo apibrėžti pirkimų proceso veikimą? Dėl nekintamų blokų ir decentralizuoto pobūdžio ši technologija užtikrina verslo procesų ir operacijų skaidrumą. Blokų grandinės technologijos diegimas P2P programose leidžia įmonėms kontroliuoti sukčiavimą, tvariai mažinti išlaidas tarpininkaujant, didinant skaidrumą ir didinant efektyvumą.
Geresnis atitikimas ir įmonės politikos laikymasis
Blokų grandinės nekintamumo savybė gali būti panaudota siekiant laikytis reglamentų ir įmonės politikos. Veiksmų ir jų rezultatų įrašymas be klastojimo sukuria audito taką, leidžiantį reguliavimo institucijoms ir aukščiausiajai įmonės vadovybei lengvai patikrinti operacijas.
a) Sumažinta rizika
Blokų grandinės pagrindu sukurtos išmaniosios sutartys labai automatizuoja operacijas ir procesus. Šių algoritmų negalima trikdyti. Be to, visos operacijos bloke įrašomos nepakeičiamai, todėl nėra jokios galimybės jas keisti.
b) Proceso efektyvumas
Trys blokų grandinės programos suteikia vertės P2P procesui ir pagerina efektyvumą – autorizacijos įdiegimas, patvirtinimo ir autentifikavimo tobulinimas bei pirkimo užsakymų valdymo pagreitinimas.
c) Lengvas įsisavinimas
Jums nereikia atsikratyti esamų ERP, pirkimų modulių ir parduotuvių valdymo sistemų, kad prijungtumėte blokų grandinę prie savo P2P proceso. Vietoj to, kūrėjai gali integruoti blokų grandinės sprendimą su jūsų esama sistema ir jūs galite iš karto pradėti.
d) Greitesnis sąskaitų faktūrų išrašymas
Naudojant blokų grandinę, sąskaitą faktūrą pateikia tiekėjas grandinėje, o pirkėjai gali ją akimirksniu patvirtinti, todėl sąskaitų faktūrų išrašymas vyksta greičiau.
e) Tiksli informacija
Įdiegus blokų grandinę, nebereikia tvarkyti jokių dokumentų ir net trijų taškų atitikimo, nes pirkimo užsakymas (PO), prekių kvitas (GR) ir sąskaita faktūra jau yra patvirtinti. Nekintamumas taip pat pašalina bet kokią duomenų manipuliavimo galimybę.
Apibendrinant
Blokų grandinė, laikoma finansinių paslaugų rinkos pokyčių varikliu, gali padidinti skaidrumą, saugumą ir efektyvumą P2P procese. Kalbant apie skaidrumo didinimą ir sukčiavimo prevenciją sistemose, paskirstytosios operacijų knygos technologijos įgaliojimai yra gerai žinomi. Ši technologija gali padaryti jūsų kasdienes operacijas be rūpesčių.
„Antier Solutions“ atliekame išsamius tyrimus ir taikome novatorišką požiūrį, kad sėkmingai įdiegtume blokų grandinės pagrindu sukurtą tiekimo grandinės sprendimą . Būdami į ateitį orientuota organizacija, taikome naujausias technologijas, kurios gali suteikti didžiulę naudą įmonėms. Dirbame siekdami klientams teikti blokų grandinės sprendimus, kurie pagerintų saugumą, tikslumą ir patikimumą.
Jei planuojate kurti blokų grandinės sprendimą, skirtą pirkimui ir mokėjimui, susisiekite su mūsų srities ekspertais ir pasidalykite savo verslo poreikiais.
Dažnai užduodami klausimai
01. Kokia „pirkimo ir mokėjimo“ (P2P) proceso svarba organizacijoms?
Gerai apibrėžtas P2P procesas yra labai svarbus siekiant užtikrinti optimalią investicijų grąžą (ROI), palaikyti finansinę sveikatą ir didinti konkurencingumą, sklandžiai susiejant pirkimus su mokėtinomis sumomis.
02. Su kokiais iššūkiais susiduria įmonės, taikydamos tradicinius P2P procesus?
Tradiciniai P2P procesai dažnai kenčia nuo tokių problemų kaip duomenų netikslumai, atitikties sunkumai besikeičiantiems reglamentams ir padidėjusi sukčiavimo rizika, dėl kurios gali atsirasti finansinių nuostolių.
03. Kaip organizacijos gali optimizuoti savo P2P procesus?
Organizacijos gali optimizuoti savo P2P procesą sukurdamos tvirtą pirkimų planą, užtikrindamos atitiktį reglamentams ir efektyviai valdydamos tiekėjų santykius, kad sumažintų išlaidas ir padidintų vertę.
