✨ AI-sammanfattning
- I det här blogginlägget belyser man vikten av en väl genomförd Procure-to-Pay (P2P)-process för organisationers framgång.
- En sömlös P2P-process är avgörande för att optimera ROI och upprätthålla ekonomisk hälsa.
- Utmaningar i traditionella P2P-processer, såsom efterlevnadsproblem, bedrägeririsker, ineffektivitet i förfaranden, bristande implementering, långsam fakturahantering och felaktig information, diskuteras.
- Inlägget betonar behovet av effektiva upphandlingsmetoder och implementering av blockkedjeteknik för att öka transparensen, minska kostnaderna och förbättra den totala effektiviteten i P2P-verksamhet.
- Blockkedjefunktioner, såsom oföränderlighet och decentralisering, kan revolutionera upphandlingsprocessen genom att säkerställa efterlevnad, minska risker, förbättra processeffektiviteten, möjliggöra enkel implementering, underlätta snabbare fakturering och säkerställa korrekt information.
Varje organisation behöver köpa de råvaror och tjänster som behövs för att driva verksamheten. För att säkerställa optimal avkastning på investeringen (ROI) behöver du en väl genomtänkt och verifierad Procure-to-Pay (P2P)-process som sömlöst kopplar samman inköpsfunktionen med leverantörsreskontraavdelningen.
En effektiv P2P-process är avgörande för ett företags ekonomiska hälsa och konkurrenskraft. När man etablerar en sådan process bör fokus ligga på att bygga värde samtidigt som man minskar kostnaderna. Oavsett företagets storlek är det absolut nödvändigt att definiera P2P-processen.
Alla tillverkare, återförsäljare och tjänsteleverantörer behöver en pålitlig P2P-process för att hantera inköp och kassaflöde. Att utveckla en stark upphandlingsplan hjälper till att optimera P2P-processen.
Utmaningar som företag möter efter den konventionella P2P-processen
Den manuella P2P-processen var behäftad med flera problem, vilket gjorde mycket data felaktig och ledde till kapitalläckage. Från den tid då varje detalj noggrant fördes in i skrymmande register av glasögonprydda kontorsbiträden till ERP-system har P2P-processen kommit långt. Ändå är grunderna oförändrade. Optimal upphandling är knuten till en noggrant utvald uppsättning processer.
Du måste se till att allt går bra på alla nivåer – från kontraktshantering till hantering av leverantörsrelationer. Följande är problemen i den traditionella P2P-processen.
1. Efterlevnad av statliga och branschrelaterade föreskrifter
Er P2P-process måste följa myndigheters och branschregler. Kontinuerlig utbildning och omskolning av personal gällande de ofta föränderliga reglerna är dock aldrig lätt. Det är inte ovanligt att de flesta företag hamnar i konflikt med tillsynsmyndigheter trots att de gör sitt bästa för att följa lagen.
Efterlevnadsområdet omfattar även ekonomiska sanktioner som kan införas av regeringar för att begränsa flödet av varor/tjänster till eller från vissa länder.
Å andra sidan måste du också hålla din P2P-process i linje med företagets bredare policyer eftersom okontrollerade utgifter måste hållas i schack, annars kan det skapa ett hål i kassaflödet och därmed minska ditt rörelsekapital.
2. Bedrägeririsker
En lång leveranskedja, med ett kontinuerligt inflöde av varor och tjänster, medför alltid en risk för fakturabedrägerier, penningtvätt etc. Att lämna dessa risker oupptäckta och ohanterade kan allvarligt skada ditt slutresultat.
Typer av bedrägerier inkluderar:
a) Finansiellt – Du måste hålla koll på flera typer av ekonomiska bedrägerier som kan inkludera förfalskade transaktioner och/eller felaktiga betalningar. Faktureringsbedrägerier och lagerbedrägerier är mycket vanliga. Det förra inträffar när en leverantör utfärdar flera fakturor för arbete som endast utförts en gång eller skickar in falska/uppblåsta fakturor. Det senare kan innebära stöld eller felaktig redovisning av lagerartiklar.
b) Felaktig framställning av varor/tjänster – Detta är en situation där en leverantör avsiktligt lämnar felaktig eller bedräglig information om de produkter/tjänster som erbjuds. Till exempel kan en leverantör leverera produkter/tjänster som inte uppfyller dina avtalsspecifikationer och sedan dölja eller förvränga fakta med sin fulla vetskap.
c) Mutor – Leverantörsorganisationer, deras anställda eller din egen personal kan bli inblandade i mutor eller bestickning i flera former, såsom kontanter, tjänster, gåvor etc. För personlig upphöjning kan de betala för mycket för vissa varor/tjänster, anlita en okvalificerad leverantör eller acceptera varor/tjänster av undermålig kvalitet.
3. Procedurella ineffektiviteter
För nästan alla företag är upphandling en hanterbar blandning av planerade inköp och brådskande inköp. För ett effektivt system måste de fokusera på robust processutveckling som inkluderar godkännandehierarkier och beredskapsplaner. Man måste gå bort från strategiska utgifter och undvika inköp i sista minuten.
Utmaningen är att införa ett system som gör det möjligt för dig att utvinna värde från tidig betalning av schemalagda inköp, leverantörsincitament och förhandlade rabatter. Oplanerad upphandling leder till osäker leverantörspålitlighet och inkonsekventa leveransscheman. Du kan också hamna i leverantörsrelaterade problem som otillräcklig policy och kapacitet.
4. Brist på adoption
Leverantörer förväntar sig idag en enkel, intuitiv och sömlös upplevelse av sina inköpssystem. Om ert ERP-system (Enterprise Resource Planning) inte uppfyller deras förväntningar kanske de inte är särskilt nöjda med att använda det. Många inköpssystem är komplexa och har en lista med funktioner, men saknar ett enkelt gränssnitt, vilket gör det svårt att använda.
Du måste ta hänsyn till användarvänligheten när du skaffar upphandlingsprogramvara. Det säkerställer att du inte hamnar i det som kallas "brist på implementering".
5. Långsam fakturahanteringstid
Även om de flesta företag använder digitala ERP-system för P2P, finns det vissa som fortfarande hänger sig vid manuella rutiner för routing, bearbetning och godkännande, vilket saktar ner cykeln avsevärt. Företag som följer manuella processer misslyckas med att dra nytta av rabatter för tidig betalning och kan till och med få utbetala sena betalningsstraff. Sådana fortsatta problem kan förstöra dessa företags relationer med sina leverantörer.
Att hämta data blir också svårt för dessa företag. Eftersom fakturor och inköpsorder lagras och registreras manuellt blir det nästan omöjligt att hämta data när specifik information krävs.
6. Felaktig information
Att förlita sig på manuell datainmatning gör informationen felbenägen. Företag som förlitar sig på det gamla systemet även i teknologins tidsålder löper större risk att stöta på problem på grund av felaktig datainmatning. Det kan till och med påverka deras rörelsekapital och även försätta dem i juridiska problem. Felaktiga datainmatningar skulle inte uppfylla regelefterlevnaden, vilket tvingar dessa företag att få externa granskningar av data.
Det är inte nödvändigt att nämna att bearbetningsfel kräver lösningar, vilket ökar kostnaden per faktura. Organisationerna måste också ordna fysisk förvaring av fakturor och inköpsordrar.
Gå in i blockkedjan för att omdefiniera upphandlings-till-betalning-operationer
Har blockkedjelösningen för upphandling potential att omdefiniera upphandlingsprocessens verksamhet? Tack vare oföränderliga block och decentraliserad karaktär ger tekniken inneboende transparens i affärsprocesser och transaktioner. Införandet av blockkedjeteknik för P2P-program gör det möjligt för företag att kontrollera bedrägerier och minska kostnaderna på ett hållbart sätt genom förmedling, ökad transparens och effektivitetsförbättring.
Bättre efterlevnad och efterlevnad av företagets policyer
Blockkedjans oföränderlighetsfunktion kan utnyttjas för att följa regler och företagspolicyer. Att registrera åtgärder och deras resultat på ett manipulationsfritt sätt skapar en revisionslogg, vilket gör det möjligt för tillsynsmyndigheter och högsta ledningen i ett företag att enkelt verifiera transaktioner.
a) Minskade risker
Blockkedjebaserade smarta kontrakt automatiserar operationer och processer i stor utsträckning. Dessa algoritmer kan inte påverkas. Dessutom registreras alla transaktioner oföränderligt i blocket, vilket eliminerar risken för manipulering.
b) Processeffektivitet
Tre blockkedjeapplikationer tillför värde till P2P-processen och förbättrar effektiviteten – Implementering av auktorisering, Förbättrad validering och autentisering samt Acceleration av inköpsorderhantering.
c) Enkel implementering
Du behöver inte göra dig av med dina befintliga ERP-system, inköpsmoduler och butikshanteringssystem för att koppla blockchain till din P2P-process. Utvecklare kan istället integrera blockchain-lösningen med ditt befintliga system och du kan komma igång direkt.
d) Snabbare fakturering
När man använder blockkedjan skickas fakturan in av en leverantör i kedjan och köparna kan göra en omedelbar bekräftelse, vilket leder till snabbare fakturering.
e) Korrekt information
Införandet av blockkedjan eliminerar allt pappersarbete och till och med behovet av 3-punktsmatchning eftersom PO (inköpsorder), GR (varukvitto) och faktura redan är verifierade. Oföränderlighet utesluter också all möjlighet till datamanipulation.
Summering
Blockkedjan hyllas som banbrytande inom finansiella tjänster och kan introducera transparens, säkerhet och effektivitet i P2P-processen. När det gäller att uppnå transparens och förebygga bedrägerier i systemen är distribuerad liggare-teknik väl etablerad. Tekniken kan göra din dagliga verksamhet problemfri.
På Antier Solutions bedriver vi djupgående forskning och använder en innovativ metod för att framgångsrikt lansera blockchain-baserade leveranskedjelösningar . Som en framåttänkande organisation använder vi den senaste tekniken som kan erbjuda enorma fördelar för företag. Vi arbetar med att tillhandahålla blockchain-lösningar till kunderna för förbättrad säkerhet, noggrannhet och tillförlitlighet.
Om du planerar att bygga en blockkedjelösning för procure to pay, kontakta våra ämnesexperter för att dela dina affärsbehov.
Vanliga frågor om partihandel med mat och dryck
01. Vilken betydelse har en Procure-to-Pay (P2P)-process för organisationer?
En väldefinierad P2P-process är avgörande för att säkerställa optimal avkastning på investeringen (ROI), upprätthålla ekonomisk hälsa och stärka konkurrenskraften genom att sömlöst koppla samman inköp med leverantörsskulder.
02. Vilka utmaningar möter företag med traditionella P2P-processer?
Traditionella P2P-processer lider ofta av problem som datafelaktigheter, svårigheter att följa förändrade regelverk och ökade risker för bedrägerier, vilket kan leda till ekonomiska förluster.
03. Hur kan organisationer optimera sin P2P-process?
Organisationer kan optimera sin P2P-process genom att utveckla en stark upphandlingsplan, säkerställa efterlevnad av regelverk och hantera leverantörsrelationer effektivt för att minska kostnader och öka värdet.
