ক্রয় প্রক্রিয়ার শীর্ষ ৬টি সমস্যা এবং ব্লকচেইন কীভাবে সেগুলি সমাধান করতে পারে

প্রতিটি প্রতিষ্ঠানকে তার কার্যক্রম পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় কাঁচামাল ও পরিষেবা ক্রয় করতে হয়। বিনিয়োগের উপর সর্বোত্তম প্রতিদান (ROI) নিশ্চিত করতে, আপনার একটি সুচিন্তিত ও যাচাইকৃত প্রকিউর-টু-পে (P2P) প্রক্রিয়া প্রয়োজন, যা ক্রয় বিভাগকে অ্যাকাউন্টস পেয়েবল বিভাগের সাথে নির্বিঘ্নে সংযুক্ত করে।

একটি প্রতিষ্ঠানের আর্থিক সুস্থতা এবং প্রতিযোগিতামূলক শক্তির জন্য একটি কার্যকর পি২পি প্রক্রিয়া অপরিহার্য। এই ধরনের প্রক্রিয়া স্থাপন করার সময়, খরচ কমানোর পাশাপাশি মূল্য তৈরিতে মনোযোগ দেওয়া উচিত। কোম্পানির আকার যাই হোক না কেন, পি২পি প্রক্রিয়া নির্ধারণ করা অপরিহার্য।

সকল উৎপাদক, খুচরা বিক্রেতা এবং পরিষেবা প্রদানকারীর ক্রয় ও নগদ প্রবাহ ব্যবস্থাপনার জন্য একটি নির্ভরযোগ্য পি২পি প্রক্রিয়া প্রয়োজন। একটি শক্তিশালী সংগ্রহ পরিকল্পনা প্রণয়ন পি২পি প্রক্রিয়াকে সর্বোত্তম করতে সাহায্য করে।

প্রচলিত পি২পি প্রক্রিয়া অনুসরণকারী ব্যবসাগুলোর সম্মুখীন হওয়া চ্যালেঞ্জসমূহ

ম্যানুয়াল পি২পি প্রক্রিয়াটি নানা সমস্যায় জর্জরিত ছিল, যার ফলে প্রচুর ডেটা ভুল হতো এবং তহবিলের অপচয় ঘটত। চশমা পরা কেরানিদের দ্বারা বিশাল রেজিস্টারে প্রতিটি বিবরণ যত্নসহকারে লিপিবদ্ধ করার দিনগুলো থেকে ইআরপি (ERP) পর্যন্ত, পি২পি প্রক্রিয়াটি অনেক দূর এগিয়েছে। তবুও, এর মূল ভিত্তি অপরিবর্তিত রয়েছে। সর্বোত্তম সংগ্রহ প্রক্রিয়াটি সতর্কভাবে নির্বাচিত কিছু প্রক্রিয়ার ওপর নির্ভরশীল।

চুক্তি ব্যবস্থাপনা থেকে শুরু করে সরবরাহকারী সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা পর্যন্ত প্রতিটি স্তরে সবকিছু যেন ভালোভাবে চলে, তা আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে। প্রচলিত পি২পি প্রক্রিয়ায় নিম্নলিখিত সমস্যাগুলো রয়েছে।

১. সরকারি ও শিল্প খাতের নিয়মকানুন মেনে চলা

আপনার পি২পি প্রক্রিয়াকে অবশ্যই সরকার এবং শিল্প খাতের নিয়মকানুন মেনে চলতে হবে। তবে, প্রায়শই পরিবর্তনশীল নিয়মকানুন সম্পর্কে কর্মীদের ক্রমাগত প্রশিক্ষণ এবং পুনঃপ্রশিক্ষণ দেওয়া কখনোই সহজ নয়। আইন মেনে চলার জন্য সর্বোত্তম প্রচেষ্টা সত্ত্বেও, বেশিরভাগ কোম্পানিরই নিয়ন্ত্রক সংস্থাগুলোর সাথে মতবিরোধে জড়িয়ে পড়াটা অস্বাভাবিক কিছু নয়।

সম্মতির পরিধির মধ্যে অর্থনৈতিক নিষেধাজ্ঞাও অন্তর্ভুক্ত, যা সরকারগুলো নির্দিষ্ট কিছু দেশে পণ্য/পরিষেবার প্রবাহ সীমিত করার জন্য আরোপ করতে পারে।

অন্যদিকে, আপনাকে আপনার পি২পি প্রক্রিয়াটিকেও কোম্পানির বৃহত্তর নীতিমালার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখতে হবে, কারণ অনিয়ন্ত্রিত ব্যয় নিয়ন্ত্রণে রাখতে হবে, অন্যথায় এটি নগদ প্রবাহে ঘাটতি তৈরি করতে পারে, যার ফলে আপনার কার্যকরী মূলধন কমে যাবে।

২. জালিয়াতির ঝুঁকি

পণ্য ও পরিষেবার নিরবচ্ছিন্ন প্রবাহসহ একটি দীর্ঘ সরবরাহ শৃঙ্খলে সর্বদা চালান জালিয়াতি, অর্থ পাচার ইত্যাদির ঝুঁকি থাকে। এই ঝুঁকিগুলো শনাক্ত না করা এবং সেগুলোর ব্যবস্থাপনা না করা হলে তা আপনার মুনাফাকে মারাত্মকভাবে ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে।

প্রতারণার প্রকারভেদগুলোর মধ্যে রয়েছে:

ক) আর্থিক – আপনাকে বিভিন্ন ধরণের আর্থিক জালিয়াতির উপর নজর রাখতে হবে, যার মধ্যে জাল লেনদেন এবং/অথবা অনুপযুক্ত অর্থপ্রদান অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। বিলিং জালিয়াতি এবং ইনভেন্টরি জালিয়াতি খুবই সাধারণ। প্রথমটি ঘটে যখন কোনো বিক্রেতা এমন কাজের জন্য একাধিক চালান ইস্যু করে যা মাত্র একবার করা হয়েছে অথবা মিথ্যা/অতিরিক্ত মূল্যের চালান জমা দেয়। দ্বিতীয়টির ক্ষেত্রে ইনভেন্টরির জিনিসপত্র চুরি বা তার ভুল বিবরণ জড়িত থাকতে পারে।

খ) পণ্য/পরিষেবার ভুল উপস্থাপনা – এটি এমন একটি পরিস্থিতি যখন কোনো বিক্রেতা ইচ্ছাকৃতভাবে প্রদত্ত পণ্য/পরিষেবা সম্পর্কে ভুল বা প্রতারণামূলক তথ্য উপস্থাপন করে। উদাহরণস্বরূপ, একজন বিক্রেতা এমন পণ্য/পরিষেবা সরবরাহ করতে পারে যা আপনার চুক্তির শর্তাবলী পূরণ করে না, এবং তারপর সম্পূর্ণ জেনেশুনে তথ্য গোপন বা ভুলভাবে উপস্থাপন করতে পারে।

গ) ঘুষ – সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠান, তাদের কর্মচারী, বা আপনার নিজস্ব কর্মীরা নগদ অর্থ, সুবিধা প্রদান, উপহার ইত্যাদির মতো বিভিন্ন রূপে ঘুষ বা উৎকোচে জড়িত হতে পারে। ব্যক্তিগত স্বার্থসিদ্ধির জন্য, তারা নির্দিষ্ট পণ্য/পরিষেবার জন্য অতিরিক্ত মূল্য পরিশোধ করতে পারে, অযোগ্য সরবরাহকারীকে অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, বা নিম্নমানের পণ্য/পরিষেবা গ্রহণ করতে পারে।

৩. পদ্ধতিগত অদক্ষতা

প্রায় সকল প্রতিষ্ঠানের জন্যই, ক্রয় প্রক্রিয়া হলো পরিকল্পিত ও জরুরি কেনাকাটার একটি নিয়ন্ত্রণযোগ্য মিশ্রণ। একটি কার্যকর ব্যবস্থার জন্য, তাদের একটি শক্তিশালী প্রক্রিয়া উন্নয়নের দিকে মনোযোগ দিতে হবে, যার মধ্যে অনুমোদনের স্তরবিন্যাস এবং আপৎকালীন পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত থাকবে। আপনাকে কৌশলগত ব্যয় থেকে সরে আসতে হবে এবং শেষ মুহূর্তের কেনাকাটা পরিহার করতে হবে।

চ্যালেঞ্জটি হলো এমন একটি ব্যবস্থা স্থাপন করা, যা আপনাকে নির্ধারিত ক্রয়ের ক্ষেত্রে আগাম অর্থ পরিশোধ, বিক্রেতার প্রণোদনা এবং আলোচনার মাধ্যমে প্রাপ্ত ছাড় থেকে সুবিধা আদায় করতে সক্ষম করে। অপরিকল্পিত ক্রয়ের ফলে বিক্রেতার নির্ভরযোগ্যতা অনিশ্চিত হয়ে পড়ে এবং সরবরাহের সময়সূচী অনিয়মিত হয়। এছাড়াও, আপনাকে অপর্যাপ্ত নীতি ও সক্ষমতার মতো সরবরাহকারী-সম্পর্কিত সমস্যার সম্মুখীন হতে হতে পারে।

৪. গ্রহণের অভাব

আজকাল সরবরাহকারীরা প্রকিউরমেন্ট সিস্টেমে একটি সহজ, স্বজ্ঞাত এবং নির্বিঘ্ন অভিজ্ঞতা প্রত্যাশা করেন। যদি আপনার ইআরপি (এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং) সিস্টেম তাদের প্রত্যাশা পূরণ করতে না পারে, তবে তারা এটি ব্যবহার করে খুব একটা খুশি নাও হতে পারেন। অনেক প্রকিউরমেন্ট সফটওয়্যার সিস্টেমে জটিলতা এবং ফিচারের তালিকা অনেক বেশি থাকে, কিন্তু একটি সহজ ইন্টারফেসের অভাবে এটি গ্রহণ করা কঠিন হয়ে পড়ে।

ক্রয় সফটওয়্যার কেনার সময় এর ব্যবহার সহজলভ্যতার বিষয়টি বিবেচনায় রাখতে হবে। এটি নিশ্চিত করবে যে আপনি ‘গ্রহণযোগ্যতার অভাব’ নামক সমস্যার সম্মুখীন হবেন না।

৫. চালান প্রক্রিয়াকরণে ধীরগতি

যদিও বেশিরভাগ কোম্পানি পি২পি-এর জন্য ডিজিটাল ইআরপি সিস্টেম ব্যবহার করে, তবুও কিছু কোম্পানি এখনও ম্যানুয়াল রাউটিং, প্রসেসিং এবং সাইন-অফ পদ্ধতিতে আটকে আছে, যা পুরো প্রক্রিয়াটিকে উল্লেখযোগ্যভাবে ধীর করে দেয়। ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া অনুসরণকারী কোম্পানিগুলো দ্রুত পেমেন্টের উপর ছাড়ের সুবিধা নিতে ব্যর্থ হয় এবং এমনকি বিলম্বে পেমেন্টের জন্য জরিমানাও করতে বাধ্য হতে পারে। এই ধরনের ক্রমাগত সমস্যাগুলো সরবরাহকারীদের সাথে এই কোম্পানিগুলোর সম্পর্ক নষ্ট করে দিতে পারে।

এই কোম্পানিগুলোর জন্য ডেটা পুনরুদ্ধার করাও কঠিন হয়ে পড়ে। যেহেতু ইনভয়েস এবং পিও সবই হাতে লিখে সংরক্ষণ ও নথিভুক্ত করা হয়, তাই কোনো নির্দিষ্ট তথ্যের প্রয়োজন হলে তা পুনরুদ্ধার করা প্রায় অসম্ভব হয়ে পড়ে।

৬. অসঠিক তথ্য

হাতে লিখে তথ্য প্রবেশ করানোর ওপর নির্ভরতা তথ্যকে ভুলপ্রবণ করে তোলে। প্রযুক্তির যুগেও যে সংস্থাগুলো পুরোনো পদ্ধতির ওপর নির্ভর করে, ভুল তথ্য প্রবেশের কারণে তাদের ঝামেলায় পড়ার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি। এটি এমনকি তাদের কার্যকরী মূলধনের ওপর প্রভাব ফেলতে পারে এবং তাদের আইনি ঝামেলাতেও ফেলতে পারে। ভুল তথ্য প্রবেশ করানোর ফলে নিয়ন্ত্রক বিধি-নিষেধ মেনে চলা সম্ভব হয় না, যা এই প্রতিষ্ঠানগুলোকে তথ্যের বাহ্যিক নিরীক্ষা করাতে বাধ্য করে।

এটা বলার অপেক্ষা রাখে না যে, প্রক্রিয়াকরণ ত্রুটির সমাধানের প্রয়োজন হয়, যার ফলে প্রতিটি চালানের খরচ বেড়ে যায়। প্রতিষ্ঠানগুলোকে চালান এবং ক্রয় আদেশ (পিও)-এর ভৌত সংরক্ষণের ব্যবস্থাও করতে হয়।

ক্রয় থেকে অর্থপ্রদান কার্যক্রমকে নতুনভাবে সংজ্ঞায়িত করতে ব্লকচেইনের আগমন।

প্রকিউর-টু-পে (P2P) এর জন্য ব্লকচেইন সমাধান কি ক্রয় প্রক্রিয়ার কার্যক্রমকে নতুনভাবে সংজ্ঞায়িত করার সম্ভাবনা রাখে ? অপরিবর্তনীয় ব্লক এবং বিকেন্দ্রীভূত বৈশিষ্ট্যের কারণে, এই প্রযুক্তি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং লেনদেনে সহজাত স্বচ্ছতা প্রদান করে। পি২পি (P2P) প্রোগ্রামের জন্য ব্লকচেইন প্রযুক্তি গ্রহণ প্রতিষ্ঠানগুলোকে মধ্যস্থতার মাধ্যমে জালিয়াতি নিয়ন্ত্রণ, টেকসইভাবে খরচ কমানো, স্বচ্ছতা বৃদ্ধি এবং কার্যকারিতা উন্নত করতে সক্ষম করে।

কোম্পানির নীতিমালার উন্নততর পরিপালন ও আনুগত্য

ব্লকচেইনের অপরিবর্তনীয়তার বৈশিষ্ট্যকে প্রবিধান এবং কোম্পানির নীতিমালা মেনে চলার জন্য কাজে লাগানো যেতে পারে। কার্যকলাপ এবং তার ফলাফলকে কোনো রকম বিকৃতি বা পরিবর্তন ছাড়াই লিপিবদ্ধ করার মাধ্যমে একটি নিরীক্ষা পথ (অডিট ট্রেইল) তৈরি হয়, যা নিয়ন্ত্রক সংস্থা এবং কোম্পানির শীর্ষ ব্যবস্থাপনাকে সহজেই লেনদেন যাচাই করতে সক্ষম করে।

ক) ঝুঁকি হ্রাস

ব্লকচেইন-ভিত্তিক স্মার্ট কন্ট্রাক্টগুলো কার্যক্রম ও প্রক্রিয়াগুলোকে অনেকাংশে স্বয়ংক্রিয় করে তোলে। এই অ্যালগরিদমগুলোতে হস্তক্ষেপ করা যায় না। অধিকন্তু, সমস্ত লেনদেন ব্লকে অপরিবর্তনীয়ভাবে লিপিবদ্ধ থাকে, যা এতে কোনো ধরনের বিকৃতির সম্ভাবনা দূর করে।

খ) প্রক্রিয়ার দক্ষতা

তিনটি ব্লকচেইন অ্যাপ্লিকেশন পি২পি প্রক্রিয়ায় মান যোগ করে এবং কার্যকারিতা উন্নত করে – অনুমোদন বাস্তবায়ন, যাচাইকরণ ও প্রমাণীকরণের উন্নতি, এবং ক্রয় আদেশ ব্যবস্থাপনার গতি বৃদ্ধি।

গ) সহজে গ্রহণ করা

আপনার পি২পি কার্যপ্রণালীর সাথে ব্লকচেইন সংযুক্ত করতে আপনার বিদ্যমান ইআরপি, প্রকিউরমেন্ট মডিউল এবং স্টোর ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাতিল করার প্রয়োজন নেই। বরং, ডেভেলপাররা আপনার বিদ্যমান সিস্টেমের সাথে ব্লকচেইন সলিউশনটি ইন্টিগ্রেট করে দিতে পারে এবং আপনি সাথে সাথেই কাজ শুরু করতে পারবেন।

ঘ) দ্রুততর চালান তৈরি

ব্লকচেইন ব্যবহার করার সময়, সরবরাহকারী ইন-চেইনের মাধ্যমে চালান জমা দেন এবং ক্রেতারা তাৎক্ষণিক প্রাপ্তিস্বীকার করতে পারেন, যার ফলে চালান তৈরির প্রক্রিয়া দ্রুততর হয়।

e) সঠিক তথ্য

ব্লকচেইন চালু হওয়ার ফলে সমস্ত কাগজপত্রের কাজ এবং এমনকি ৩-পয়েন্ট মিলিংয়ের প্রয়োজনীয়তাও দূর হয়ে যায়, কারণ পিও (পারচেজ অর্ডার), জিআর (গুডস রসিদ) এবং ইনভয়েস আগে থেকেই যাচাই করা থাকে। এর অপরিবর্তনীয়তা ডেটা ম্যানিপুলেশনের যেকোনো সম্ভাবনাও দূর করে দেয়।

সাতরে যাও

আর্থিক পরিষেবা খাতে যুগান্তকারী হিসেবে প্রশংসিত ব্লকচেইন, পিয়ার-টু-পিয়ার (P2P) প্রক্রিয়ায় স্বচ্ছতা, নিরাপত্তা এবং কার্যকারিতা আনতে পারে। সিস্টেমে স্বচ্ছতা আনা এবং জালিয়াতি প্রতিরোধের ক্ষেত্রে ডিস্ট্রিবিউটেড লেজার প্রযুক্তির কার্যকারিতা সুপ্রতিষ্ঠিত। এই প্রযুক্তি আপনার দৈনন্দিন কার্যক্রমকে ঝামেলামুক্ত করতে পারে।

অ্যান্টিয়ার সলিউশনস-এ আমরা ব্লকচেইন-ভিত্তিক সাপ্লাই চেইন সলিউশন সফলভাবে চালু করার জন্য গভীর গবেষণা ও উদ্ভাবনী পদ্ধতি প্রয়োগ করি । একটি দূরদর্শী প্রতিষ্ঠান হিসেবে আমরা এমন সর্বাধুনিক প্রযুক্তি গ্রহণ করি যা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলোকে ব্যাপক সুবিধা প্রদান করতে পারে। আমরা গ্রাহকদের উন্নত নিরাপত্তা, নির্ভুলতা এবং নির্ভরযোগ্যতার জন্য ব্লকচেইন সলিউশন প্রদানে কাজ করে যাচ্ছি।

আপনি যদি প্রকিউর টু পে-এর জন্য একটি ব্লকচেইন সলিউশন তৈরি করার পরিকল্পনা করে থাকেন, তাহলে আপনার ব্যবসায়িক চাহিদাগুলো জানাতে আমাদের বিষয় বিশেষজ্ঞদের সাথে যোগাযোগ করুন।